De "te ontvangen facturen" zijn "Schulden aangegaan door de firma naar aanleiding van de levering van een goed of het presteren van een dienst waarvoor de firma, bij de afsluiting van het boekjaar, nog geen factuur of elk ander daarmee gelijkgesteld gebruikelijk document heeft ontvangen van de leverancier van dit goed of de dienstverlener." ¹

In principe worden ze geboekt op het credit van een MAR-rekening 444 "te ontvangen facturen".

Nota 19 van het koninklijk besluit van 12 september 1983 tot bepaling van de minimumindeling van een algemeen rekeningenstelsel ("KB MAR") verduidelijkt evenwel volgende: "De te ontvangen facturen mogen eveneens worden geboekt als uitsplitsing van rekening «440 Leveranciers» of gevoegd worden bij de leveranciersrekeningen."

¹Traité de comptabilisation: répertoire documenté des imputations; Joseph Antoine, Catherine Dendauw; 4de uitg.; De Boeck, 2014; p. 644.

2.1 GBP-besluit   

• De bijlagen bij het KB GBP die het boekhoudplan bevatten voorzien in de rubriek “4408” getiteld « te ontvangen facturen » :

« Deze rekeningen worden gecrediteerd met reeds gedane leveringen waarvoor de facturen nog dienen ontvangen te worden, door het debiteren van de desbetreffende kostenrekeningen. Ze worden gedebiteerd wanneer de facturen worden ontvangen, door het crediteren van de rekeningen "Leveranciers" (44000 tot 44069). »

• Artikel 22 van het KB GBP bepaalt het principe van de jaarspecialisatie :

« Elke verrichting wordt aan het boekjaar en aan het begrotingsjaar gehecht tijdens het welke ze heeft plaats gehad. Om tot een boekjaar en een begrotingsjaar te behoren moeten de rechten zijn vastgesteld gedurende die jaren. De uiterlijk op 31 december vastgestelde rechten die evenwel niet vóór 1 februari van het daaropvolgende jaar door de boekhoudkundige entiteit zijn geboekt, behoren tot een volgend jaar. »

• En de commentaar bij artikel 22 verduidelijkt :

« De artikelen 21 en 22 preciseren de regels volgens dewelke verrichtingen aan een bepaald boekjaar en begrotingsjaar worden gehecht. In principe moeten alle resultaten met betrekking tot een boekjaar de resultatenrekening van dat jaar beïnvloeden. Wat de vastgestelde rechten betreft, deze moeten zijn vastgesteld gedurende het boekjaar of het begrotingsjaar. Krachtens artikel 22 kunnen de rechten die tijdens een boekjaar en een begrotingsjaar worden vastgesteld, aan datzelfde begrotings- of boekjaar worden gehecht uiterlijk tot 31 januari van het volgende jaar. »

Het gaat daar over wat gewoonlijk de “gratieperiode” genoemd wordt.

2.2 CODEX

Artikel 55 van de Codex, bijna een copy/paste van artikel 22 van het KB GBP, bepaalt eveneens het principe van de jaarspecialisatie: 

« Elke verrichting wordt gehecht aan het boekjaar waarin ze heeft plaats gehad. Daarnaast moeten om tot een boekjaar te behoren, de rechten vastgesteld zijn in dat jaar. De vastgestelde rechten die evenwel niet vóór 1 februari van het volgend jaar zijn geboekt, maken deel uit van een volgend jaar. »

2.3 Afsluitingsomzendbrief

De voorwaarden met betrekking tot de termijn voor het boeken van te ontvangen facturen worden jaarlijks bepaald in de Omzendbrief voor de jaarafsluiting. 

3.1 In theorie

Indien men de gratieperiode letterlijk neemt, nl. :

“… kunnen de rechten die tijdens een boekjaar en een begrotingsjaar worden vastgesteld, aan datzelfde begrotings- of boekjaar worden gehecht uiterlijk tot 31 januari van het volgende jaar.”

In principe, heeft het verantwoordingsstuk² met betrekking tot de levering van goederen en dienstprestaties in N dat op uiterlijk 31 januari van N+1 niet in de boekhouding opgenomen zou zijn, invloed op het boekhoudkundig en begrotingsresultaat van het jaar N+1. In feite is de definitie van een vastgesteld recht gelijk aan algemene en begrotingsboekhouding.

3.2 In de praktijk

De Omzendbrief voor de jaarafsluiting van de Minister van Begroting van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering houdende richtlijnen voor de afsluiting van de budgettaire en boekhoudkundige verrichtingen van het begrotingsjaar N voor de gewestelijke entiteit preciseert de modaliteiten en de specifiek te respecteren datums.

3.3 Illustratie

Gegeven een factuur voor een levering van goederen of een prestatie van diensten in N.

1)  Datum factuur N, ontvangstdatum factuur JANUARI N+1 maar na de termijn gespecifieerd in de Omzendbrief jaarafsluiting

De factuur is boekhoudkundig verwerkt in het aankooplogboek N via de VIM-module VIM van SAP. Bijgevolg zijn onkosten en een uitgave geregistreerd in N.

In alle geval, om niet de begroting van het jaar N te gebruiken maar wel degelijk die van het jaar N+1, wordt een « BUNDLE³ » gecreëerd. Die bundle heeft tot doel de uitgave van het jaar N over te dragen naar het jaar N+1.

Die procedure wordt in detail uitgelegd in de fiche “Uitgaven over te dragen naar het volgende begrotingsjaar bij gebrek aan budget”.

2)  Datum factuur N+1, ontvangstdatum factuur JANUARI N+1 (of ten laatste bij de afsluiting van de rekeningen⁴)

Boeking 1 : in N+1

De factuur wordt boekhoudkundig verwerkt in het aankooplogboek van N+1 via de VIM-module van SAP. Bijgevolg zijn kosten en een uitgave geregistreerd in N+1.

Opdat de algemene boekhouding wel degelijk beïnvloed zou worden in N is het nodig om boekhouding 1 te corrigeren dankzij twee “DV’s die budgettair niet relevant zijn, wat wij hieronder toelichten.

Boeking 2 : op 31/12/N

Men gebruikt dezelfde onkostenrekening als in boekhouding 1, maar op een niet-relevante manier. Dat gebeurt via de transactie FB50 door de muntsoort SX te selecteren (DV niet budgettair).

Boekhoudig 3 : op 01/01/N+1

Boeking 2 wordt tegengeboekt.

3.4 Tot besluit

Op het niveau van de begrotingsboekhouding bestaat er geen te ontvangen factuur. Elke boekhoudkundig verwerkte factuur in N+1 na de termijn gespecifieerd in de Omzendbrief jaarafsluiting (zelfs indien gedateerd op N) gebruikt het budget van N+1.

 => Men kan besluiten dat op het begrotingsniveau de gratieperiode die toegelaten zou hebben om uitgaven vast te stellen tot en met 31/01/N+1 sterk verkleind is.

Op niveau van de algemene boekhouding worden de te ontvangen facturen boekhoudkundig verwerkt op zich of als aankoopfacturen tussen 01/01/N+1 en de datum waarop de rekeningen afgesloten worden.

 => Men kan besluiten dat op boekhoudkundig niveau de periode waarin de te ontvangen facturen boekhoudkundig verwerkt worden, beantwoorden aan de boekhoudprincipes van de onderneming.

²Verantwoordingsstuk: Factuur, leveringsbon, ontvangstbon, dienstverleningsfiche of een ander type als zodanig dienst doend intern stuk. 

³De BUNDLE maakt het mogelijk een factuur te boeken in het aankoopjournaal van het jaar N zonder dat de begroting wordt aangesproken in N (maar wel in N+1). De werking ervan wordt toegelicht in de fiche "te betalen factuur zonder beschikbaar budget".

⁴Afsluiting van de rekeningen: de datum waarop de directie Boekhouding de boekhoudkundige toestand van het jaar definitief vastlegt. Bij de GOB wordt die datum vastgesteld op 30 april N+1.

Een te ontvangen factuur kan vaste activa betreffen of ten laste genomen goederen en diensten. De rekening is nr. 444xxx "Te ontvangen factuur" (TOF). Dit kan afhangen van het type leverancier en heeft geen gevolgen voor de begroting.

Dit zijn de rekeningen gelinkt aan de te ontvangen facturen:

Bovendien moet de factuur, als ze de levering van een goed of dienst betreft, geboekt worden op een budgettair niet-relevante kostenrekening.

Als ze betrekking heeft op een investering, moet ze geboekt worden op een vastactiefrekening, die eveneens budgettair niet-relevant is.

Merk op dat er andere NR-kostenrekeningen bestaan.