A la demande de nombreux organismes administratifs autonomes (OAA), et suite à la décision du Gouvernement de la Région de Bruxelles Capitale le 16 juillet 2015, une plateforme appelée SAP Régional a été implémentée à leur intention.

L’objectif est, dès lors,  d’offrir aux OAA un outil comptable et budgétaire leur permettant à la fois d’exercer leur activité propre et de suivre les prescrits de l’OOBCC.  Dans une première étape, la plateforme SAP Régional offre les modules de comptabilité générale, analytique et budgétaire ainsi que la gestion des bons de commandes, des stocks et des immobilisés.

Au fur et à mesure, seront implémentés d’autres modules supplémentaires répondant aux besoins des OAA, et ce après évaluation par le Program Board et validation par l’Executive Board, les deux instances de la plateforme SAP Régional.   

Dans sa décision du 16 juillet 2015, le Gouvernement a affirmé sa volonté d’intégrer progressivement des organismes administratifs autonomes dans la plateforme à raison d’au moins deux institutions par an dès 2016.

L’OAA intéressé par l’utilisation de la plateforme rempli dûment le présent formulaire et y joint l’intégralité des documents demandés. 

1. 1. Analyse de la demande

Une fois la demande introduite par l’OAA, le Program Board analyse la demande.  Cette analyse est multidisciplinaire et doit permettre de se forger une idée précise de la demande tant d’un point de vue fonctionnel que technique, et ce dans le but de confirmer sa faisabilité.  De manière non exhaustive, sont inclus dans cette analyse : 

• Une revue de la demande en collaboration avec les cabinets ministériels concernés (au minimum le cabinet en charge de l’informatique et celui en charge du budget)  
• Une évaluation technique de la demande par le SAP Competence Center.  Dans le cadre de cet examen, il pourra, si nécessaire, se faire assister par un partenaire externe
• Une évaluation des projets sous-jacents que présuppose la demande
• Une confrontation des demandes complémentaires de l’OAA avec la roadmap de la plateforme afin d’évaluer la faisabilité des demandes complémentaires
• Une évaluation de la disponibilité pour réaliser le projet des équipes non seulement de la plateforme (SAP Competence Center, BFB, chef de projet…) mais également de l’OAA.

1. 2. Revue de la demande et confirmation du scope demande

Si des points d’attention, questions ou incompatibilités sont apparues lors de l’analyse de la demande, cette seconde phase doit permettre d’y répondre, au besoin d’adapter le scope voire le timing.  Globalement, elle consiste à mettre ensemble les personnes concernées tant dans le Program Board que dans l’OAA afin d’aboutir à une version réaliste et réalisable de la demande.

1. 3. Rédaction d’une liste et de recommandations

Sur base des résultats obtenus aux deux étapes précédentes, le Program Board dresse la liste des OAA candidats et fait des recommandations à l’Executive Board afin que celui-ci puisse la faire valider par les cabinets concernés et in fine le gouvernement.

Sur base de la validation par le gouvernement des priorités et du planning, les OAA candidats sont notifiés de la décision et du planning qui les concernent.

1. 4. Projet

Comme l’indique le schéma ci-dessus, en cas de notification positive et avant le démarrage du projet, l’OAA signe document intitulé ‘’Gouvernance de la plateforme SAP Régional ‘’ : celui-ci décrit le fonctionnement de la plateforme, son organisation ainsi que la gestion des projets et de la maintenance. 

• L’organisme qui rejoint la plateforme SAP Régional démarre avec le scope actuel sans ajout de modules supplémentaires.
• La modification éventuelle de la plateforme ne pourra être envisagée qu'avec l'accord de tous si la customisation est commune.
• Les développements non mutualisés et licences en supplément (utilisateurs et matériel) sont à charge de l’OAA demandeur.  Les coûts y afférents seront directement facturés à l’organisme suivant ainsi la décision du cabinet en charge de la plateforme SAP Régional.  Toutefois, si une pré-étude s’est avérée nécessaire, elle sera prise en charge sur les budgets de la plateforme.
• L’OAA s’engagent à respecter tant les décisions de l’Executive Board que du Program Board.
• L’OAA s’engage à participer aux meetings ‘’Bilateraux’’ auxquels il est invité (élaboration des documents qui étoffent les demandes qui y seront discutées…) ainsi qu’aux réunions du User Group.
• La gestion du changement est pleinement assumée au sein de l’OAA de manière active et dynamique.
• L’OAA s’engage à veiller à la mobilisation effective des utilisateurs-clés internes tant dans la phase de projet proprement dite que dans le support après le go-live où ils assureront le rôle de première ligne.
• L’OAA s’engage à respecter le canal et les procédures de support.
• L’OAA s’engage à respecter les normes de l’OOBCC.
• En cas de notification positive et avant le démarrage du projet, l’OAA s’engage à signer et respecter les prescrits du document intitulé ‘’Gouvernance de la plateforme SAP Régional’’.
• Les nouveaux OAA sont intégrés dans la plateforme le 1^er janvier de l’année N.  Les documents permettant d’évaluer leur demande sont à fournir au Program Board à l’adresse mail de l’équipe SapBrussels du SPRB pour le 31 mai de l’année N-2 précédente.

Chaque OAA bénéficie des conditions financières suivantes * définies dans la note du gouvernement du 16/07/2015 et y adhère pleinement :

• Une contribution unique de 50.000€ est demandée à chaque OAA
• Celles-ci correspondent à un paquet de base de services et de licences fournis par la région comprenant :
• 6 licences SAP
• 4.000 factures VIM
• 1 scanner pour Kofax avec les licences nécessaires
• Chaque licence supplémentaire SAP, VIM ou Kofax ou scanner est à charge du budget de l’OAA

→ ces prix sont donnés à titre indicatif et hors ristourne régionale. Ils peuvent être sujet à modification.

→ Les coûts de maintenance étant évalués à 22% du prix des licences et DB

Si plusieurs demandes d’embarquement sont concomitantes et, dès lors, à arbitrer, les OAA prioritaires sont :

• Les organismes nouvellement créés 
• Les organismes nouvellement entrés dans le périmètre 13/12 
• Les organismes n’ayant pas d'outil comptable ou budgétaire existant
• Les organismes ayant les ressources humaines internes disponibles pour mener à bien le projet.

Au terme des analyses techniques, l’arbitrage entre les différentes demandes est également établi sur base :

• du document détaillé fourni par l’organisme décrivant ses besoins (document équivalent à la partie B d’un cahier spécial des charges)
• de la description des modules ou fonctionnalités nécessaires à l’exercice de l’activité de l’organisme.  Le Program Board évaluera leur adéquation avec les possibilités actuelles de la plateforme SAP régionale.  Il y sera précisé de quelles fonctionnalités d’organisme dispose déjà et quels modules supplémentaires lui sont utiles
• de l’urgence ou le délai souhaité par l’organisme 
• de la taille de l’organisme qui influera sur la durée de déploiement.

Enfin, il importe que les budgets soient disponibles ainsi que les ressources au sein du SAP Competence Center.

Les documents ci-dessous sont à  fournir impérativement à l’adresse mail de l’équipe SAPBrussels du SPRB. Le formulaire ci-joint dument complété et signé

• La description des outils comptables et budgétaires existants
• Un cahier spécial des charge décrivant les besoins de l’OAA 
• Le plan comptable de l’OAA
• Le dernier bilan disponible de l’OAA
• En cas de réponse positive : le document signé ‘’Gouvernance de la plateforme SAP Régional’’.