Il peut arriver qu’un organisme reçoive une ou plusieurs factures à payer datées de l’année N et réceptionnées dans les délais spécifiques de la Circulaire de clôture alors qu’il n’y a plus de budget disponible cette même année.

L’organisme devant payer une facture à charge des crédits de liquidation de l’année N mais dont le budget est épuisé devra comptabiliser celle-ci en comptabilité générale l’année N et en comptabilité budgétaire l’année suivante, soit en N+1.

Pour ce faire, il faudra utiliser des comptes de régularisation selon qu'il s'agisse d’une immobilisation ou d’une charge. Si la facture porte sur une livraison de bien ou une prestation de service, il faudra comptabiliser un compte de charge non relevant. Par contre, s’il s’agit d’un investissement, alors il faudra comptabiliser sur un compte d’immobilisation qui sera également non relevant.

Prenons l’exemple d’un OAA dont le budget de l’année N est épuisé et qui reçoit cette même année une facture relative à l’entretien du bâtiment pour 10.000€ ainsi qu’une facture portant sur l’achat de matériel informatique pour 2.000€. Supposons également que les fournisseurs ne sont pas soumis au PCN.

1) A l’année N : Encodage de la facture sur un 4909990000 (écriture individuelle)

Pour comptabiliser des pièces pour lesquelles il n’y a plus de budget, il y a lieu :

- Soit d’utiliser directement la transaction FB60 dans SAP ;
- Soit de faire approuver la pièce au préalable dans VIM : la pièce est « vimée », puis approuvée. Il faut ensuite cliquer sur « enregistrer pièce FI » ou « enregistrer pièce immo » ce qui mène vers FB60.

Ces pièces doivent être bloquées avant la comptabilisation manuellement en sélectionnant le code « V Blocage manuel » afin que celles-ci ne parcourent pas le workflow normal mais passent à travers le workflow « bundle ».  

a. Comptabilisation de la facture relative à l’entretien du bâtiment

b. Comptabilisation de la facture relative à l’achat du matériel informatique

2) Au 31/12/N : Ecriture globale de régularisation (somme des écritures individuelles)

Le but est de prendre en charges ou en immobilisation le bien afin que le compte de résultats et le bilan au 31/12/N reflètent la réalité économique.

L’OD sera encodée dans SAP via la transaction FB50.

3) Au 01/01/N+1 : Extourne écriture globale de régularisation

L’OD sera encodée dans SAP via la transaction FB50.

4) En N+1 : Régularisation de la facture (écriture individuelle)

En N+1, il faut passer une OD budgétaire pour l’entretien du bâtiment et pour l’achat du matériel informatique via FB50, sans oublier de mettre dans chaque ligne les informations de comptabilité analytique.

a. Impact budgétaire relative à l’entretien du bâtiment

b. Impact budgétaire relative à l’achat du matériel informatique

Il faut ensuite mettre la facture (qui a été bloquée préalablement - voir point 1) et l’OD ci-dessus dans un bundle (type KA). Pour ce faire, il y a lieu d’utiliser la transaction Z_BUNDLE dans SAP. A partir de ce moment, le compte de charge et le compte d’immobilisation impactent bien le budget et la facture et l’OD parcourent ensemble le workflow de liquidation.

5) En N+1 : Paiement de la facture (écriture individuelle)

a. Paiement de la facture relative à l’entretien du bâtiment

b. Paiement de la facture relative à l’achat du matériel informatique