Les « factures à recevoir » sont des « Dettes contractées par la société, à la suite de la livraison d’un bien ou de la prestation d’un service pour laquelle elle n’a pas encore, au moment de la clôture de l’exercice, reçu du fournisseur de ce bien ou du prestataire de ce service la facture ou tout autre document usuel équivalent. »¹

En principe, elles sont enregistrées au crédit d’un compte PCMN 444 « factures à recevoir ».

Toutefois, la note 19 de l’Arrêté royal du 12 septembre 1983 déterminant la teneur et la présentation d'un plan comptable minimum normalisé (« AR PCMN ») précise que « Les factures à recevoir peuvent également faire l’objet d’une subdivision du compte « 440 Fournisseurs » ou être rattachées aux comptes des fournisseurs. »

¹Traité de comptabilisation : répertoire documenté des imputations ; Joseph Antoine, Catherine Dendauw ; 4ème éd. ; De Boeck, 2014 ; p. 644.

2.1 Arrêté PCN

•  Les annexes à l’AR PCN qui contiennent le plan comptable prévoient la rubrique « 4408 » intitulée « factures à recevoir » :

« Ces comptes sont crédités des factures pour lesquelles des livraisons ont été faites mais restent à recevoir par le débit des comptes de charges en cause. Ils sont débités lorsque les factures sont reçues par le crédit des comptes de fournisseurs (44000 à 44069). » 

•  L’article 22 de l’AR PCN définit le principe de spécialisation de l’exercice :

« Toute opération est rattachée à l’exercice comptable et à l’année budgétaire durant lesquels elle a lieu. Pour appartenir à un exercice comptable et à une année budgétaire, les droits doivent avoir été constatés durant ceux-ci. Toutefois, les droits constatés au plus tard le 31 décembre qui ne sont pas comptabilisés par l’entité comptable avant le 1er février de l’année suivante, appartiennent à une année ultérieure. »

•  Et le commentaire de l’article 22 précise :

« Les articles 21 et 22 précisent les règles de rattachement à un exercice comptable et à une année budgétaire déterminée. En principe, tous les résultats afférents à un exercice comptable doivent influencer le compte de résultat de celui-ci. En ce qui concerne les droits constatés, ceux-ci doivent avoir été constatés durant l’exercice comptable ou l’année budgétaire. En vertu de l’article 22, les droits constatés durant une année budgétaire et un exercice comptable peuvent être rattachés à cette même année ou exercice jusqu’au 31 janvier de l’année suivante. »

Il s’agit là de ce qui est communément appelé la « période de grâce ».

2.2 Code des finances publiques de la Région de Bruxelles-Capitale

L’article 55 de l’Ordonnance portant le Code des finances publiques de la Région de Bruxelles-Capitale qui est presqu’un copié/collé de l’article 22 de l’AR PCN définit aussi le principe de spécialisation de l’exercice :

« Toute opération est rattachée à l’exercice comptable durant lequel elle a lieu. Par ailleurs, pour appartenir à un exercice comptable, les droits doivent avoir été constatés durant celui-ci. Toutefois, les droits constatés qui ne sont pas comptabilisés avant le 1er février de l’année suivante, appartiennent à une année ultérieure. »

2.3 Circulaire de clôture

Les conditions de délai de comptabilisation des factures à recevoir sont annuellement définies dans la Circulaire de clôture.

3.1 En théorie

Si l’on applique à la lettre la période de grâce, à savoir :

«… les droits constatés de l'exercice comptable qui ne sont pas comptabilisés avant le 1er février de l'année suivante, appartiennent à une année ultérieure. »

En principe, la pièce justificative² relative à une livraison de biens ou à une prestation de services en N qui n’aurait pas été comptabilisée au plus tard le 31 janvier N+1 impacte le résultat comptable et budgétaire de l’année N+1. En effet, la définition d’un droit constaté est identique en comptabilité générale et budgétaire.

3.2 En pratique

La Circulaire de clôture annuelle du Ministre du Budget du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale portant directives en matière de clôture des opérations budgétaires et comptables de l'année budgétaire N pour l’entité régionale précise les modalités et dates spécifiques à respecter.

3.3 Illustration

Soit une facture, relative à une livraison de biens ou à une prestation de services en N.

1) Date facture N, date de réception de la facture JANVIER N+1 mais après le délai spécifié dans la Circulaire de clôture

La facture est comptabilisée dans le journal d’achat N via le module VIM de SAP. En conséquence, une charge et une dépense sont enregistrées en N.

Toutefois, afin de ne pas consommer le budget de l’année N mais bien celui de l’année N+1, un « BUNDLE »³ est créé. Ce bundle a pour effet de reporter la dépense de l’année N vers l’année N+1.

Cette procédure est expliquée en détail dans la fiche « Dépenses à reporter sur l’exercice budgétaire suivant par manque de budget ».

2) Date facture N+1, date de réception de la facture JANVIER N+1 (ou au + tard lors de la clôture des comptes⁴ )

Ecriture 1 : en N+1

La facture est comptabilisée dans le journal d’achat N+1 via le module VIM de SAP. En conséquence, une charge et une dépense sont enregistrées en N+1.

Afin que la comptabilité générale soit bien impactée en N, il est nécessaire de corriger l’écriture 1 grâce à deux « OD » non relevantes budgétairement que nous détaillons ci-dessous.

Ecriture 2 : le 31/12/N

On utilise le même compte de charges que celui utilisé dans l’écriture 1 mais de manière non relevante. Ceci se fait via la transaction FB50 en sélectionnant le type de pièce SX (OD non budgétaire).

Ecriture 3 : le 01/01/N+1

L’écriture 2 est contrepassée.

3.4 En conclusion

Au niveau de la comptabilité budgétaire, il n’existe pas de facture à recevoir. Toute facture comptabilisée en N+1 après le délai spécifié dans la Circulaire de clôture (même datée de N) consomme le budget N+1.

=> On peut conclure qu’au niveau budgétaire, la période de grâce qui aurait permis de constater des dépenses jusqu’au 31/01/N+1 est fortement réduite.

Au niveau de la comptabilité générale, les factures à recevoir sont comptabilisées comme telles ou comme des factures d’achat entre le 01/01/N+1 et jusqu’à la date de clôture des comptes.

         => On peut conclure qu’au niveau comptable, la période de comptabilisation des factures à recevoir répond aux principes appliqués en comptabilité d’entreprise.

²Pièce justificative : Facture, bon de livraison, bon de réception, fiche de prestation de service ou autre type de pièce interne reçues en tenant lieu.

³Le BUNDLE permet de comptabiliser une facture dans le journal d’achat de l’année N sans que le budget ne soit consommé en N (mais en N+1). Son fonctionnement est expliqué dans la fiche « facture à payer sans budget disponible ».

⁴Clôture des comptes : la date à laquelle la Direction de la comptabilité arrête définitivement la situation comptable de l’année. Au SPRB, cette date est fixée au 30 avril N+1.

Une facture à recevoir peut porter sur des biens immobilisés ou sur des biens et services pris en charges. Le compte est le 444xxx « Facture à recevoir ». Celui-ci peut varier en fonction du type de fournisseur et n’a aucun impact sur le budget.

Les comptes relatifs aux factures à recevoir sont les suivants :

En outre, il faudra utiliser un compte de charge non relevant si la facture porte sur une livraison de bien ou une prestation de service.

S’il s’agit d’un investissement, alors il faudra comptabiliser sur un compte d’immobilisation qui sera également non relevant.

Notons que d’autres comptes de charges NR existent.