Op verzoek van meerdere autonome bestuursinstellingen (ABI's) en ingevolge de beslissing van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 16 juli 2015 werd voor hen een gewestelijk SAP-platform geïmplementeerd.

Het doel bestaat er in de ABI's een boekhoudkundig en budgettair tool te bieden waarmee ze zowel hun eigen activiteit kunnen uitoefen als de voorschriften van de OOBBC kunnen opvolgen.  In eerste instantie biedt het gewestelijke SAP-platform modules inzake algemene, analytische en begrotingsboekhouding, en laat het platform toe bestelbonnen, voorraden en vaste activa te beheren.

Naarmate de tijd vordert, zullen er nog bijkomende modules aan het platform worden toegevoegd die tegemoetkomen aan de behoeften van de ABI's, dit na een evaluatie door het Program Board en een goedkeuring door de Executive Board, de twee instanties van het gewestelijke SAP-platform.   

De regering heeft in haar beslissing van 16 juli 2015 haar wens geuit om vanaf 2016 minstens twee autonome bestuursinstellingen per jaar in het platform op te nemen.

De in het gebruik van het platform geïnteresseerde ABI moet dit formulier naar behoren invullen en er de gevraagde documenten bijvoegen. 

1. 1. Analyse van de aanvraag

Zodra de ABI haar aanvraag heeft ingediend, analyseert de Program Board deze aanvraag.  Deze analyse is multidisciplinair en moet het mogelijk maken zich een nauwkeurig beeld te vormen van de aanvraag vanuit zowel een functioneel als technisch oogpunt, opdat de haalbaarheid van de aanvraag al dan niet kan worden bevestigd.  Hieronder volgen enkele van de vele elementen die tijdens deze analyse aan bod komen: 

• een beoordeling van de aanvraag in samenwerking met de betrokken ministeriële kabinetten (minstens de kabinetten die verantwoordelijk zijn voor informatica en begroting);  
• een technische evaluatie van de aanvraag door het SAP Competence Center.  Het SAP Competence Center kan zich voor deze evaluatie, indien nodig, laten bijstaan door een externe dienstverlener;
• een evaluatie van de onderliggende projecten die het uitgangspunt van de aanvraag vormen;
• een vergelijking van de extra aanvragen van de ABI met de roadmap van het platform, om de haalbaarheid van deze extra aanvragen te evalueren;
• een evaluatie van de beschikbaarheid om het project te verwezenlijken van de teams van het platform (SAP Competence Center, BFB, projectleider, enz.), maar ook van de ABI.

1. 2. Herziening van de aanvraag en bevestiging van de scope van de aanvraag

Als er bij de analyse van de aanvraag aandachtspunten, vragen of onverenigbaarheden opduiken, moet deze tweede fase het mogelijk maken hieraan tegemoet te komen en, indien nodig, de scope of timing aan te passen.  Deze tweede fase bestaat er over het algemeen in alle betrokken personen, zowel in de Program Board als in de ABI, samen te brengen, om tot een realistische en haalbare versie van de aanvraag te komen.

1. 3. Redactie van een lijst en aanbevelingen

Op basis van de tijdens de vorige twee fases behaalde resultaten stelt de Program Board een lijst met kandidaat-ABI's op en doet hij aanbevelingen aan de Executive Board, opdat laatstgenoemde deze lijst kan laten valideren door de betrokken kabinetten en tot slot door de regering.

Op basis van de goedkeuring van de prioriteiten en de planning door de regering worden de kandidaat-ABI's op de hoogte gebracht van de voor hen geldende beslissing en planning.

1. 4. Project

Zoals blijkt in bovenstaand schema, ondertekent de ABI - bij een positief bericht en vóór de start van het project - het document met de titel "Governance van het gewestelijke SAP-platform". In dit document komt de werking van het platform en de organisatie ervan aan bod, alsook het beheer van projecten en de maintenance.

• De instelling die in het gewestelijke SAP-platform instapt, start met de huidige scope, zonder dat er bijkomende modules worden toegevoegd.
• Een eventuele wijziging van het platform kan pas worden overwogen als de customizing gemeenschappelijk is en iedereen akkoord gaat.
• De bijkomende niet-gedeelde ontwikkelingen en licenties (gebruikers en materiaal) vallen ten laste van de aanvragende ABI.  De hiermee gepaard gaande kosten worden rechtstreeks gefactureerd aan de instelling die de beslissing opvolgt van het kabinet dat verantwoordelijk is voor het gewestelijke SAP-platform.  Als een voorstudie echter nodig blijkt, zal die worden aangerekend op de budgetten van het platform.
• De ABI verbindt zich ertoe de beslissingen van zowel de Executive Board als de Program Board na te leven.
• De ABI verbindt zich ertoe deel te nemen aan de "bilaterale meetings" waarvoor ze is uitgenodigd (redactie van documenten ter stoffering van de aanvragen die op deze meetings worden besproken, enz.), alsook aan de vergaderingen van de User Group.
• De ABI beheert zelf op een actieve en dynamische wijze de veranderingen.
• De ABI verbindt zich ertoe te zorgen voor de effectieve mobilisering van de interne hoofdgebruikers, zowel tijdens de eigenlijke ontwerpfase als tijdens de ondersteuning na de go live wanneer ze hun eerstelijnsrol opnemen.
• De ABI verbindt zich ertoe het kanaal en de ondersteuningsprocedures na te leven.
• De ABI verbindt zich ertoe de normen van de OOBCC na te leven.
• Bij een positief bericht en vóór de start van het project verbindt de ABI zich ertoe de voorschriften van het document met als titel "Governance van het gewestelijke SAP-platform" te ondertekenen en na te leven.

Elke ABI geniet van de volgende financiële voorwaarden, vastgelegd in de regeringsnota van 16.07.2015, en leeft deze voorwaarden volledig na:

• een eenmalige bijdrage van € 50.000 wordt aan elke ABI gevraagd.
• Dit komt overeen met een basispakket van diensten en vergunningen die door het Gewest worden verstrekt, waaronder:
• 6 SAP-licenties;
• 4.000 VIM-facturen;
• 1 met Kofax compatibele scanner met de nodige licenties.
• Elke bijkomende licentie voor SAP, VIM, Kofax of scanner wordt aangerekend op de begroting van de ABI.

→ Deze prijzen zijn indicatief en zijn exclusief regionale kortingen. Ze kunnen aan verandering onderhevig zijn

→ De onderhoudskosten worden geraamd op 22% van de licentieprijs en DB.

Als meerdere instapaanvragen samenvallen en er bijgevolg een keuze moet worden gemaakt, zijn de prioritaire ABI's de volgende:

• de onlangs opgerichte instellingen; 
• de onlangs tot de perimeter 13/12 toegetreden instellingen; 
• de instellingen die geen boekhoudkundige of budgettaire tool hebben;
• de instellingen waar voldoende interne menselijke middelen beschikbaar zijn om het project tot een goed einde te brengen.

Na afloop van de technische analyses gebeurt de keuze tussen de verschillende aanvragen op basis van:

• het door de instelling afgeleverde en gedetailleerde document waarin haar behoeften aan bod komen (een met het deel B van een bestek equivalent document);
• de beschrijving van de modules of functionaliteiten die nodig zijn om de activiteit van de instelling uit te voeren.  De Program Board zal nagaan of die gewenste modules of functionaliteiten afgestemd zijn op de huidige mogelijkheden in het gewestelijke SAP-platform.  In dit document zal worden toegelicht over welke functionaliteiten de instelling al beschikt en welke bijkomende modules eventueel nuttig zouden zijn;
• de hoogdringendheid of de door de instelling gewenste termijn; 
• de grootte van de instelling die een invloed zal hebben op de duur van de uitrol.

Tot slot is het belangrijk dat de nodige budgetten beschikbaar zijn bij het SAP Competence Center, alsook de nodige middelen.

De onderstaande documenten moeten worden ingediend op het e-mailadres sapbrussels van GOB.

• het naar behoren ingevulde en ondertekende bijgevoegde formulier;
• de beschrijving van de huidige boekhoudkundige en budgettaire tools;
• een bestek dat de behoeften van de ABI omschrijft; 
• het boekhoudplan van de ABI;
• de meest recente beschikbare balans van de ABI;
• bij een positief antwoord het ondertekende document met als titel "Governance van het gewestelijke SAP-platform".