Het is mogelijk dat een instelling een of meer facturen, gedateerd op het jaar N en ontvangen binnen de in de Omzendbrief voor de jaarafsluiting bepaalde termijnen, ontvangt die betaald moeten worden in het jaar N terwijl er geen budget meer beschikbaar is in dat jaar.

De instelling die een factuur ten laste van de vereffeningskredieten van het jaar N dient te betalen in het jaar N maar daar geen budget meer voor heeft, moet deze factuur in het jaar N boeken in de algemene boekhouding en het jaar erop (N+1) in de begrotingsboekhouding.

Daartoe moet gebruik gemaakt worden van overlopende rekeningen (regularisatierekeningen), naargelang het activa of kosten betreft. Als de factuur de levering van een goed of dienst betreft, moet ze geboekt worden op een budgettair niet-relevante kostenrekening. Als ze daarentegen betrekking heeft op een investering, moet ze geboekt worden op een vastactiefrekening, die eveneens budgettair niet-relevant is.

We nemen als voorbeeld een ABI waarvan de budgettaire middelen voor 2017 opgebruikt zijn maar die dat jaar nog een factuur ontvangt voor het onderhoud van een gebouw ten belope van € 10.000 en een factuur voor de aankoop van informaticamateriaal ter waarde van € 2.000. We gaan er van uit dat de leveranciers niet onderworpen zijn aan het GBP.

1) In 2017: Registratie van de factuur op een rekening 4909990000 (individuele boeking)

Om stukken te registreren waarvoor er geen budget meer beschikbaar is, moet men als volgt te werk gaan:

- Ofwel rechtstreeks de transactie FB60 gebruiken in SAP;
- Ofwel het stuk vooraf laten goedkeuren in VIM: het stuk wordt geregistreerd in VIM en vervolgens goedgekeurd. Vervolgens klikken op "FI-document boeken" of "vastactiefdocument boeken", wat leidt naar transactie FB60.

Deze documenten moeten geblokkeerd worden voordat ze manueel geboekt worden door de code V voor manuele blokkering te selecteren, zodat ze niet de normale workflow doorlopen maar opgenomen worden in de "bundle"-workflow.  

a. Boeking van de factuur voor het onderhoud van het gebouw

b. Boeking van de factuur voor aankoop van informaticamateriaal

2) Op 31.12.2017: Globale regularisatieboeking (som van de individuele boekingen)

Het doel bestaat erin de factuur ten laste te nemen of het goed in de activa op te nemen opdat de resultatenrekening en de balans per 31.12.2017 de economische werkelijkheid zouden weergeven.

De DV wordt in SAP geboekt via de transactie FB50.

3) Op 01.02.2018: Tegenboeking globale regularisatieboeking

De DV wordt in SAP geboekt via de transactie FB50.

4)  In 2018: Regularisatie van de factuur (individuele boeking)

In 2018 moet een budgettaire DV geboekt worden voor het onderhoud van het gebouw en voor de aankoop van het informaticamateriaal via FB50, zonder te vergeten op elke lijn de analytische boekhoudingsinformatie in te voeren.

a. Budgettaire weerslag van het onderhoud van het gebouw

b. Budgettaire weerslag van de aankoop van IT-materiaal

Vervolgens moeten de factuur (die vooraf geblokkeerd werd - zie punt 1) en de bovenstaande DV opgenomen worden in een bundle (type KA). Daartoe moet de transactie Z_BUNDLE in SAP gebruikt worden. Vanaf dan zijn de kostenrekening en de vastactiefrekening budgettair relevant en doorlopen de factuur en de DV samen de vereffeningsworkflow.

5) In 2018: Betaling van de factuur (individuele boeking)

a. Betaling van de factuur voor het onderhoud van het gebouw

b. Betaling van de factuur voor aankoop van informaticamateriaal