Dans le cadre d’un contrat de bail commercial, deux parties sont identifiées. Il y a le bailleur qui est le propriétaire d’un immeuble qu’il met en location et le preneur qui prend en location ce bien afin de pouvoir exercer son activité commerciale moyennant le paiement d’un loyer.

2.1 Formalité

Le contrat de bail commercial ne doit pas obligatoirement faire l’objet d’un écrit mais cela reste nécessaire en cas de litige. Dans les quatre mois de la conclusion du contrat de bail, celui-ci doit être enregistré (droit d’enregistrement de 0,2 % du loyer sur toute sa durée).

2.2 Durée

Un bail commercial est conclu pour une durée de neuf ans. Les parties (le preneur et le bailleur) ont la possibilité de préciser une durée supérieure en passant par un notaire.

2.3 Renouvellement

Le preneur a la possibilité de renouveler son bail à trois reprises maximum. Le bail peut donc durer 27 ans (soit 9 ans x 3). S’il désire renouveler le bail, il doit en faire part au bailleur « par exploit d'(huissier de justice) ou par lettre recommandée dix-huit mois au plus, quinze mois au moins, avant l'expiration du bail en cours. »⁵ Le bailleur peut, selon l’art 16 de la loi du 30 avril 1951, refuser de renouveler le bail notamment pour procéder à la reconstruction de l’immeuble, pour l’occuper personnellement ou le faire occuper par ses proches, pour manquements graves du preneur quant à ses obligations,… En fonction du motif invoqué par le bailleur, le preneur peut avoir droit à une indemnité allant de 1 à 2 ans de loyer. Il est également possible pour le bailleur de refuser le renouvellement sans motifs moyennant une indemnité équivalente à trois ans de loyer.

2.4 Aménagement des lieux loués

Le preneur est autorisé, sous certaines conditions définies à l’article 7 de la loi du 30 avril 1951, à effectuer des travaux nécessaires à son entreprise pour un montant ne dépassant pas trois ans de loyer. Il doit pour cela en informer au préalable le bailleur.

2.5 Résiliation

Tous les trois ans et moyennant un préavis de six mois par courrier recommandé ou par exploit d’huissier de justice, il y a possibilité pour le preneur de résilier le bail. Quant au bailleur, celui-ci pourra le résilier moyennant un préavis d’un an et uniquement dans les cas suivants :

- « en vue d'exercer effectivement lui-même dans l'immeuble un commerce
- ou d'en permettre l'exploitation effective par ses descendants, ses enfants adoptifs ou ses ascendants, par son conjoint, par les descendants, ascendants ou enfants adoptifs de celui-ci,
- ou par une société de personnes dont les associés actifs ou les associés possédant au moins les trois quarts du capital ont avec le bailleur ou son conjoint les mêmes relations de parenté, d'alliance ou d'adoption »⁶

Enfin, il est précisé à l’art 3 de la loi du 30 avril 1951 qu’il peut être mis fin au contrat à tout moment lorsque les deux parties le décident d’un commun accord, à condition que cela soit constaté par acte authentique ou par une déclaration devant le juge.

2.6 Garantie locative

La loi du 30 avril 1951 relative au bail commercial ne prévoit pas de garantie locative contrairement à la loi du 20 février 1991 relative au bail de résidence principale. En effet, dans le cadre d’un bail commercial, une garantie n’est pas absolument nécessaire. Toutefois, il est possible d’envisager une garantie locative, sans étalement, constituée par une institution financière. D’autres possibilités existent pour constituer la garantie locative:

- Versement de la garantie par le preneur au bailleur (voir « garantie versée en numéraire : caution encaissable»);
- Versement de la garantie locative sur un compte « bloqué » au nom du preneur (voir « garantie versée en numéraire : caution non encaissable»);
- Etalement de la garantie locative auprès d’une institution bancaire qui a l’obligation de garantir le montant total dès la conclusion du contrat (ce cas n’est pas abordé dans la fiche comptable).

⁵Art 14 de la loi du 30 avril 1951 « Des règles particulières aux baux commerciaux »

⁶CODE CIVIL - Livre III, Titre VIII, Chapitre II, Section 2 bis, art. 3 « Des règles particulières aux baux commerciaux »

3.1 Garanties versées en numéraire : caution encaissable

En cas de garantie versée en numéraire (encaissable), les comptes impactés sont des comptes de créances chez le preneur et des comptes de dettes chez le bailleur.

3.1.1 Chez le preneur

Le preneur (le locataire) devant verser une garantie locative comptabilise une créance vis-à-vis du bailleur avec comme contrepartie un compte banque. Le compte de créance varie en fonction de la durée de la garantie mais aussi en fonction du tiers pour lequel la garantie est constituée. Cette garantie locative n’a pas d’impact budgétaire. Précisons que les garanties à plus d’un an font l’objet d’un reclassement en fin d’exercice préalablement au remboursement. En outre, des comptes de hors bilan doivent être impacté afin de comptabiliser l’engagement du preneur vis-à-vis du bailleur En effet, si le preneur ne respecte pas ses obligations la créance qu’il a envers le bailleur s’éteindra : le preneur supporte donc une dette potentielle.

Le preneur comptabilisera donc la garantie locative parmi les comptes suivants :

3.1.2 Chez le bailleur

Le bailleur recevant la garantie locative comptabilise une dette vis-à-vis du preneur avec comme contrepartie un compte banque. Le compte de dette varie en fonction de la durée de la garantie mais aussi en fonction du tiers ayant versé la garantie. Cette garantie locative reçue n’a pas d’impact budgétaire. Précisions que les garanties à plus d’un an font l’objet d’un reclassement en fin d’exercice préalablement au remboursement. En outre, des comptes de hors bilan doivent être impactés afin de comptabiliser le droit du bailleur vis-à-vis du preneur (cfr explication ci-dessus).

Le bailleur comptabilisera donc la garantie locative parmi les comptes suivants :

3.2 Garanties versées en numéraire : caution non encaissable

Dans le cas où la garantie locative n’est pas directement versée au bailleur mais est placée sur un compte bloqué au nom du preneur, celle-ci doit être comptabilisée dans des comptes de droits et engagements hors bilan aussi bien chez le preneur que chez le bailleur. Il s’agit, en effet, de droits et obligations subordonnés à la réalisation de conditions. Si le locataire (le preneur) respecte ses obligations, la garantie locative lui est restituée à la fin du bail. Dans le cas où il ne les respecterait pas, il supporterait une dette. C’est cette dette potentielle qu’il faut comptabiliser dans les engagements hors bilan du preneur et, en contrepartie, une créance potentielle dans les droits hors bilan du bailleur. A ce moment-là, les écritures ci-dessous sont contrepassées.

Chez le preneur :

Chez le bailleur :

Pour ce qui est de la comptabilisation du loyer, une autre fiche a été rédigée intitulée « Loyer - Location d'un immeuble ». Nous ne traiterons ici que la comptabilisation de la garantie locative.

4.1 Garanties versées en numéraire (encaissable)

Considérons une garantie locative à plus d’un an versée par le preneur (un OAA) au bailleur (un autre OAA) dans le cadre d’un contrat de bail commercial.

4.1.1 Chez le preneur

1) Le preneur verse la garantie locative au bailleur

Enregistrement de la garantie locative versée

Engagement hors bilan à charge du preneur

2) Reclasse de la créance LT vers créance CT au 31/12

3) Restitution de la garantie locative

4.1.2 Chez le bailleur

1) Le bailleur reçoit la garantie locative versée par le preneur

Enregistrement de la garantie locative reçue

Droit hors bilan au profit du bailleur

2) Reclasse de la dette LT vers dette CT au 31/12

3) Restitution de la garantie locative

4.2 Garanties versées en numéraire (non encaissable)

Considérons le cas où la garantie locative n’est pas directement versée au bailleur (un OAA) mais est placée par le preneur (un autre OAA) sur un compte bloqué à son nom.

4.2.1 Chez le preneur

1) Transfert du montant de la garantie locative du compte banque vers un compte bloqué

Reclasse du compte bloqué

2) Enregistrement de la garantie locative « non encaissable »

Engagement hors bilan à charge du preneur

3) Restitution de la garantie locative « non encaissable »

4.2.2 Chez le bailleur

1) Enregistrement de la garantie locative « non encaissable »

Droit hors bilan au profit du bailleur

2) Restitution de la garantie locative « non encaissable »