Un OAA qui désire rejoindre la plateforme doit remplir un dossier succinct décrivant ses outils actuels, ses processus, ses besoins et ses disponibilités en terme de personnel pour mener à bien le projet. Ceci permet d’évaluer la charge de l’intégration de l’OAA en question dans la plateforme SAP.
L’Executive Board confirme aux OAA l’acceptation de leur dossier.
L’intégration proprement dite dans la plateforme est réalisée avec l’aide d’un prestataire externe, sous la direction de IT-Coordination en collaboration avec le SAP Team et Bruxelles Finances et Budget. Des ateliers sont organisés pour analyser les besoins éventuels et des formations sont données pour les utilisateurs clefs. Une période de test (UAT) est prévue avant le démarrage effectif de l’organisme dans la plateforme.
Lors du go-live effectif, toute une structure est mise en place tant pour la partie métier que IT pour accompagner l’organisme en question dans ce changement
D’un point de vue coût, une participation unique de 50.000€ est demandée à l’OAA, et un coût annuel de 5.000€ est demandé pour la maintenance. Ce montant comprend un ensemble de licences permettant à un OAA de petite taille de ne pas avoir de frais supplémentaires.
L’implémentation de modules supplémentaires est pris en charge par la Région si ceux-ci sont mutualisables. Ceci permettra d’accroître les fonctionnalités de la plateforme au cours du temps.
Au cas où le module demandé est à usage d’un unique organisme, l’OAA demandeur en assume les frais, mais le projet est néanmoins suivi par un chef de projet de IT-coordination et le SAP Team, de manière à ce que la solution soit bien intégrée à l’ensemble de la plateforme et que cela n’entrave en rien son bon fonctionnement
