Charte de gouvernance
Description de la charte de gouvernance et lien vers le document complet (PDF) qui n'est disponible que après authentification
La plateforme "SAP Régional" est un outil informatique offrant aux organismes régionaux bruxellois (OAA) qui le souhaitent une solution comptable complète qui :
- assure le respect des règles de l’OOBCC
- facilite, in fine, la consolidation des comptes régionaux
- développe des synergies inter-organismes
- permet, via la réutilisation et la mutualisation, d’optimiser les coûts informatiques de la région.
Le présent document a pour objectif de décrire les processus qui régissent la plateforme et de donner la vision la plus concrète de son fonctionnement et de son organisation.
Afin de mettre cela en pratique, deux organes ont été mis en place :
- L’ Executive Board qui est responsable de l’embarquement de nouvelles entités ainsi que de la conduite stratégique de la plateforme
- Le Program Board qui veille au bon fonctionnement de la plateforme ainsi qu’à son développement et à ses évolutions
SAP est un progiciel de gestion intégré développé et commercialisé par l'éditeur de ce produit SAP AG. Un progiciel de gestion intégré (ERP) se définit comme un système dans lequel les différentes fonctions de l'organisation (comptabilité, finances, production, approvisionnement, ressources humaines, qualité, maintenance…) sont reliées entre elles par l'utilisation d'un système d'information centralisé et configuré à cet effet.
Le premier objectif de la plateforme est de mettre à la disposition de ses utilisateurs un outil informatique standardisé de comptabilité générale, analytique et budgétaire garantissant que l’implémentation réalisée respecte bien l’OOBCC.
En fonction des demandes spécifiques formulées par un(des) organisme(s), le scope pourra être étendu à des modules et fonctionnalités supplémentaires existantes en SAP. Ces extensions devront toutefois être validées, financées et planifiées avant de pouvoir être mises en place.
L’objectif de l’Executive Board est d’assurer une gestion cohérente (organisationnelle, financière, fonctionnelle et technologique), efficace et efficiente des ressources de la région dans le cadre de la la plateforme régionale au regard des besoins et intérêts des organismes participants. L’Executive Board doit être le garant de l’alignement entre les initiatives et projets entrepris et la politique régionale bruxelloise.
L’Executive Board est responsable de la gouvernance de la plateforme sur ses aspects stratégiques :
- il approuve l’embarquement d’un nouvel organisme
- il veille à la mise à disposition des budgets nécessaires
- il assure la communication et le partage de l’information
- il valide la roadmap globale des projets et les changements majeurs
- il veille à ce que les différents partenaires, y compris l’Executive Board lui-même, respectent la gouvernance, assument pleinement leurs rôles, respectent les scopes décidés et soutiennent les diverses initiatives
- il agit en tant que point d’escalation en cas de désaccord ou de différent à d’autres niveaux.
Il se compose de : (voir annexe)
- un représentant du Ministre du budget
- un représentant du Ministre en charge de l’informatique régionale
- la Direction générale de Bruxelles Finances et Budget
- le Comptable régional
- la Direction générale de Bruxelles ConnectIT
- la Direction de la Coordination Informatique
- l’IT Manager du CIRB auprès du SPRB
- le Responsable de la cellule de support de BFB
- la Responsable des évolutions
- le Program Manager SAP Régional.
Fréquence des réunions :
- 1x tous les 2 mois et/ou à l'initiative d'un ou plusieurs de ses membres lorsque cela s'avère nécessaire (processus de décision par email possible).
Le Program Board a comme mission d’assurer un fonctionnement cohérent, efficace et efficient de la plateforme sous tous ses aspects et d’œuvrer à l’avancement des programmes et projets. Dans le cadre défini par l’Executive Board, il se charge de faire des propositions d’évolutions et/ou de changements pour l’ensemble de la plateforme et il se réunit afin d’évaluer les demandes des organismes et de dégager une position commune. Il fait rapport de ses activités à l’Executive Board.
Ainsi , il est responsable :
- des adaptations au template de la plateforme
- de la mise-à-jour de la roadmap globale des projets de la plateforme.
- des demandes de projet émanant d’un organisme en particulier qui doivent lui être soumises. Il en apprécie la faisabilité avant de les soumettre pour validation à l’Executive Board
- des demandes de changement ou d’évolution faites par les organismes (hors ou dans le template).
Il est composé et organisé comme suit : (voir annexe)
- l’IT Manager du CIRB auprès du SPRB et responsable du SAP Competence Center est en charge de l’architecture (logicielle et matérielle) de la plateforme
- la Responsable des évolutions dans la plateforme SAP Régional est chargée des réunions bilatérales avec chaque organisme embarqué
- le Responsable de la cellule de support de BFB, chargé de l’assistance-métier auprès des différents OAA embarqués
- le Program Manager SAP Régional, chargé de la coordination des projets tant d’embarquement que d’implémentation de nouveaux modules ou fonctionnalités de SAP
- un représentant de l’Entité du Comptable régional du SPRB (s’il est concerné).
Fréquence des réunions :
- 2x par mois et/ou à l'initiative d'un ou plusieurs de ses membres lorsque cela s'avère nécessaire (processus de décision par email possible).
De surcroît deux instances leur sont complémentaires :
- Le User Group qui est un espace d’échange et de formation
- Les Bilatéraux qui sont des réunions destinées à saisir les demandes d’évolutions spécifiques de chaque OAA.
Ce groupe d’utilisateurs est composé d’un représentant de chaque organisme et a pour objectif d’être un lieu d’échange et de discussion à propos de la plateforme et son évolution.
Il est animé par le Responsable de la cellule de support de BFB : il veillera, par exemple, à proposer une formation sur un thème précis, des questions-réponses sur des problématiques-métier communes et s’entourera des interlocuteurs et/ou expert sur le thème abordé.
Fréquence des réunions :
- 4 sessions par an et/ou à l'initiative d'un ou plusieurs de ses membres si la situation l’impose.
La tenue de ces réunions est une liaison entre l’organisme et le SAP Régional via la Responsable des évolutions dans la plateforme qui veille à :
- Communiquer les informations de la plateforme vers les organismes
- Parcourir les évolutions fermées et de voir si l’organisme est d’accord avec ce statut
- Parcourir le statut des demandes en cours et futures
- Saisir les nouvelles demandes.
Un compte rendu est fait après chaque réunion et est envoyé à l’organisme pour modifications éventuelles.
Fréquence des réunions :
tous les un à deux mois suivant le calendrier de l’organisme et la disponibilité des participants.
Afin d’assurer à tous les participants une intégration d’un ou de nouveaux organismes la plus efficiente et la moins perturbante possible, un processus d’embarquement a été imaginé et formalisé. Ainsi répond-t-il un triple objectif :
- garantir la capacité d’intégrer le nouvel organisme dans le template
- assumer ses demandes pour les années suivantes
- conserver la qualité de service et les fonctionnalités que les autres utilisateurs sont en droit d’attendre.
Le processus consiste donc à :
- collationner et analyser les différentes exigences émises par les organismes demandeurs d’un embarquement
- donner, sur base de critères objectifs, les éléments et arguments nécessaires à l’Executive Board afin de décider des organismes retenus et du calendrier pour la ou les années suivantes.
Sur base d’un embarquement au 01/01/année N d’un nouvel organisme, voici le calendrier et les différentes étapes du processus. Ces dates sont contraignantes et doivent permettre aux différentes équipes impliquées d’effectuer, de manière qualitative, ce qui est attendu de leur part :
- Demande d’embarquement à 31/05/an N-2
- Candidature officielle à 30/08/an N-2
- Réponse de l’Executive Board à 31/10/an N-2
- Début du projet à 01/02/an N-1
- Mise en service à 01/01/an N
Il est important de noter que :
- les organismes candidats à intégrer la plateforme ne pourront voir leur demande retenue si tous les documents ne sont pas fournis en temps et en heure
- de la même manière, la mise en production ne pourra être faite que si tous les documents projets sont fournis aux dates demandées
- le détail des demandes de développements futurs seront inclus dans la demande d’embarquement.
Les projets d’embarquement doivent avoir un scope restreint : il se limite à l’intégration de l’organisme dans la plateforme et exclut donc le développement de nouvelles fonctionnalités. Toutefois, si un développement se révèle indispensable, ce changement de scope doit être impérativement validé par l’Executive Board.
Par ailleurs, le scope inclut toutes les interfaces nécessaires au bon fonctionnement de l’organisme. Celles-ci auront été décrites dans le document d’embarquement et validées avant le démarrage du projet. L’interface ‘’Salaires’’, pour autant que le fichier corresponde au template fourni en annexe est comprise dans le scope et le coût de l’embarquement.
Tout projet de développement proposé par le Program Board et validé par l’Executive Board est piloté par l’administration Bruxelles ConnectIT du SPRB via le contrat cadre régional ou via un marché public.
Sous la supervision du Program manager ‘’SAP Régional’’, un chef de projet de ITCO (et aussi selon les cas de BFB) ainsi qu’un chef de projet métier de l’organisme gèreront ensemble le projet, et ce indépendamment du financement ou non du projet par l’organisme.
Afin de garder la plateforme viable à long terme, des projets de maintenance sont à prévoir (projets de migration, de mise à jour…). Ces projets, même s’ils sont principalement d’ordre technique, peuvent induire des besoins de tests, de formation ainsi que des adaptations d’interfaces.
Aussi, le SAP Competence Center s’engage-t-il à tenir à jour la roadmap ‘’architecture & projets’’ afin de permettre aux organismes d’anticiper la mise à disposition de personnel pour ces projets. Tous ces projets seront planifiés minimum six mois avant leur démarrage et les organismes en seront informés.
Une réunion bimestrielle est organisée dans chaque organisme afin d’assurer avec lui le suivi des projets et des modifications qui l’impactent ou dont il est demandeur. Cette rencontre est également l’occasion de formaliser des demandes spécifiques de la part de l’organisme.
Les organismes souhaitant des modifications de l’environnement existant les introduisent via le formulaire « Demande d’intervention IT» du site SAP Régional . Celles-ci seront évaluées par le Program Board et un ordre de priorité leur sera attribué.
La plateforme ‘’SAP Régional’’ est un outil mis à disposition des organismes. Celui-ci leur permet de remplir leurs obligations de comptabilité générale et budgétaire.
Chaque organisme reste cependant entièrement responsable de la tenue de sa comptabilité et de son budget. Ainsi, la responsabilité de BFB et d’ITCO ne pourra pas être engagée vis-à-vis de la Cour des Comptes ou d'un réviseur et l'organisme sera pleinement responsable de la séparation des fonctions en son sein.
Si, dans le cadre d’une demande d’un organisme, BFB et/ou ITCO devaient avoir une remarque non bloquante pour le fonctionnement de la plateforme ou pour la consolidation, ils en avertiraient l'organisme concerné mais ne bloquerait pas la demande ou le processus de l’organisme.
L’entité du Comptable régional a accès en lecture à la comptabilité des OAA consolidés pour les aspects relevant de la consolidation.
Les remarques techniques de la Cour des Comptes qui auront été communiquées au Program Board pourront être implémentées dans la plateforme.
Trois formes d’aide à la tenue de leur comptabilité sont proposées aux organismes qui le souhaitent :
- Coaching comptable
- Aide à la clôture
- Aide pour la comptabilisation des salaires.
Par ailleurs, une lettre de mission pourra être conclue et signée par l’OAA et BFB en vue d’un support plus spécifique et sortant du cadre référencé ci-dessous.
L’organisme qui le souhaite et qui en fait la demande explicite à la signature du présent document de gouvernance peut bénéficier d’un coaching comptable offert par BFB. Dans ce cadre et sous la supervision du Comptable Régional, il prévu de vérifier les points suivants et, le cas échéant, d’aider l’organisme demandeur à les améliorer voire d’apporter un support à l’utilisation de SAP pour les accomplir :
- Suivi du bilan
- Analyse détaillée de certains postes du bilan, comparaisons d’exercices, réalisation de projections…
- Actions à prendre suite à l’analyse de celui-ci
- Procéder à diverses réconciliations (payroll, cash, exécution budgétaire...)
- Eventuellement et à la demande de l’organisme, établir un plan de trésorerie
- Aide à la comptabilisation des subventions toutes sources de financement confondues
- Formations aux procédures spécifiquement régionales et/ou budgétaires
- Aide à l’utilisation de l’outil comptable SAP
- Aide à la clôture.
Ceci suppose que l’entité du comptable régional ait accès en lecture à la comptabilité de l’organisme pendant toute l’année dans le but de lui apporter son support.
L’organisme qui ne souhaite pas de coaching comptable peut néanmoins demander une aide ponctuelle lors de la clôture annuelle. Pour ce faire, l’entité du comptable régional aura d’accès en lecture à la comptabilité de l’organisme dans l’optique de la préparation de la clôture annuelle.
L’organismes qui ne souhaite pas un coaching comptable peut également demander un support mensuel pour la comptabilisation des salaires. Pour ce faire, l’entité du comptable régional suivra l’exécution budgétaire des allocations de base salariales de l’organisme demandeur uniquement dans le but de réaliser ce support. L’organisme demandeur lui accorde donc l’autorisation de réaliser ce suivi.
Les données-maîtres de la plateforme sont centralisées et gérées par l’équipe ‘’Master Data’’ de BFB.
L’organisme transmet la liste des personnes habilitées à demander la création de ses ‘’business partners’’ et veille à maintenir cette liste à jour. Seules ces personnes ont accès au formulaire de création d’un fournisseur ou d’un client. Les demandes d’accès au formulaire seront introduites par le comptable de l’organisme.
Tout nouveau membre du personnel habilité à demander la création de business partners ainsi que tout nouveau comptable de dépense ou de recette devra suivre une formation en ligne avant de se voir attribuer les rôles dans SAP.
- site web de la plateforme pour les formulaire: SAP Regional
- email de l’équipe ‘’Master Data’’ du SPRB
Les demandes de création de business partners se font uniquement via le site web de la plateforme. Seules les demandes dument complétées sont prises en considération ; les autres seront renvoyées pour complément d’information aux organismes.
Pour créer une entreprise belge dans les Master Data de SAP, l’organisme introduit une demande via le formulaire sur base du numéro d'entreprise.
Les données suivantes sont à vérifier par l’organisme et sont sous sa responsabilité :
- Vérification que le fournisseur n’existe pas encore dans SAP
- Si le siège social est à l’étranger, demande de création dans SAP de la filiale principale en Belgique (sinon le numéro de TVA ne sera pas reconnu)
- Les numéros TVA intracommunautaires doivent être vérifiés via http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vatResponse.html
- Langue : déterminée d'après la langue des documents joints dans la Banque carrefour des entreprises.
- Compte IBAN : vérification de la part de l’organisme. L’IBAN est obligatoire pour les fournisseurs, sauf si l’organisme précise que les paiement se font toujours par caisse, carte de crédit, débit…
- Pour la création d’un IBAN, les attestations acceptées et obligatoirement jointes sont les suivantes :
- attestation bancaire signée,
- email de confirmation d’une personne de contact dans la société
- arrêté de subvention (intégralité du document)
- contrat de location signé (intégralité du document)
- convention signée (intégralité du document)
- offre d’un soumissionnaire pour un marché (intégralité du document)
- contrat d’affacturage ou lettre l’annonçant : une simple étiquette sur la facture est insuffisante (dans le cadre des paiements divergents),
- un autre document certifié par une personne habilitée au sein de l’entreprise
- pour les étrangers : email de confirmation du fournisseur
- pour les personnes physiques : email de confirmation de la personne
- pour les membres du personnel : email de confirmation ou assurance de la part du demandeur (OAA) qu’il s’agit bien du numéro de compte sur lequel est payé le salaire de l’employé.
Toutefois, le business partner peut être exceptionnellement créé sans compte en banque (cela suffit pour un engagement) mais, dès lors, la demande d’ajout du numéro de compte doit être faite avant toute mise en paiement.
Les entreprises belges ne sont créées que sur base de leur numéro d’entreprise. Toute demande ne comportant pas cet élément essentiel sera rejetée – sauf cas très spécifiques (comité de quartier, par exemple), et ce afin de maintenir une base de donnée intègre et sans doublons.
Si l’organisme souhaite la création de la succursale d’une entreprise, l’option suivante est privilégiée : le siège social et uniquement lui est créé en SAP mais l’adresse de la succursale avec laquelle l’organisme est en relation sera mentionnée dans la liste des adresses.
Si l’organisme est en relation avec plusieurs succursales, celles-ci ne seront créées que si BFB reçoit la confirmation expresse de l’entreprise que des adresses différentes de comptabilités sont nécessaires (réception et traitement décentralisé des factures). A titre d’exemple, une seule occurrence du SPRB existe et non pas ses différentes administrations ; en revanche, sous le même numéro d’entreprise, les cabinets ministériels peuvent être créés.
Les entreprises belges peuvent être créées via une interface avec la Banque Carrefour des Entreprises (BCE). En cas de faillite avérée d’une entreprise, celle-ci ‘’sera’’ est bloquée dans les Master Data pour tous les organismes de la plateforme.
La demande de création d’une entreprise étrangère se fait également via le formulaire du site web de la plateforme. Cette demande mentionnera toutes les données nécessaire à la création manuelle du business partner :
- Pour les étrangers, le nombre de caractères du code postal est important : par exemple, aux Pays-Bas « 4 chiffres, espace, 2 lettres »
- Les numéros de TVA intracommunautaires doivent être vérifiés via http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vatResponse.html
- Les coordonnées bancaires seront communiquées intégralement.
Les personnes physiques sont créés manuellement par la cellule Master Data sur base des données transmises par l'organisme via le formulaire du site web. La demande fera mention en particulier de :
- La personne physique est-elle membre du personnel ?
- Compte bancaire et titre de civilité à choisir dans la liste.
Si la personne physique a un numéro d’entreprise, il suffit de mentionner son numéro d’entreprise etc : elle est alors considérée au premier chef comme une entreprise.
La gestion des comptes généraux est totalement centralisée par l’équipe ‘’Master Data’’ de BFB, en ce y compris les données ‘’société’’ (comptes budgétaires en particulier).
Les demandes sont à introduire via le site web de la plateforme.
Dans la mesure où les comptes généraux ont un impact direct sur la consolidation au niveau régional, ces demandes sont validées préalablement par l'entité du comptable régional.
Les demandes de création d'utilisateurs et de leur rôles respectifs sont à introduire via le site web de la plateforme ‘’SAP Régional’’.
Le comptable de l’organisme est responsable des fonctions au sein de son organisme : c’est donc la personne habilitée à introduire des demandes. Il est également responsable et tenu de vérifier la séparation des fonctions, et ce y compris dans l'attribution des rôles SAP.
Les informations de support et techniques de la plateforme régionale sont disponibles sur l’accès sécurisé du site internet de la plateforme.
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