Charter van bestuur
Beschrijving van de governance en link naar het volledige document (PDF) (enkel beschikbaar voor ingelogged gebruikers)
Het gewestelijke SAP-platform is een informaticatool die de Brusselse gewestelijke instellingen (in dit geval de ABI's) die dat wensen een allesomvattende boekhoudkundige oplossing biedt die:
- de naleving van de OOBBC verzekert;
- de consolidatie van de gewestelijke rekeningen in fine vergemakkelijkt;
- synergieën tussen instellingen ontwikkelt;
- het mogelijk maakt de informaticakosten van het gewest te optimaliseren via het hergebruiken en delen van tools.
Dit document heeft als doel de processen te beschrijven die het platform regelen en een zo concreet mogelijk beeld te schetsen van de werking en organisatie ervan.
Om dit in de praktijk te brengen, zijn er twee organen opgericht:
- De Executive Board die verantwoordelijk is voor de instap van nieuwe entiteiten, alsook voor de strategische aansturing van het platform;
- De Program Board die waakt over de goede werking van het platform, alsook over de ontwikkeling ervan en de evoluties.
SAP is een geïntegreerd beheersysteem dat werd ontwikkeld en in de handel werd gebracht door de uitgever van het product, met name SAP AG. Een geïntegreerd beheersysteem (ERP = Entreprise Ressource Planning) is een systeem waarin de verschillende functies van de organisatie (boekhouding, financiën, productie, bevoorrading, human resources, kwaliteit, onderhoud, enz.) onderling verbonden zijn via een hiervoor gecentraliseerd en geconfigureerd informatiesysteem.
Het eerste doel van het platform bestaat erin een standaardinformaticatool voor de algemene, analytische en begrotingsboekhouding ter beschikking te stellen van de gebruikers en daarbij te waarborgen dat de toepassing ervan de OOBBC naleeft.
Op basis van de door een (de) instelling(en) geformuleerde specifieke aanvragen kan de scope uitgebreid worden naar extra in SAP bestaande modules en functionaliteiten. Die uitbreidingen zullen echter wel gevalideerd, gefinancierd en gepland moeten worden vooraleer ze er kunnen komen.
Het doel van de Executive Board bestaat erin de middelen van het gewest coherent (op organisatorisch, financieel, functioneel en technologisch vlak), doeltreffend en doelmatig te beheren in het kader van het gewestelijke platform, en dit rekening houdend met de behoeften en belangen van de deelnemende instellingen. De Executive Board moet de ondernomen initiatieven en projecten en het Brusselse gewestbeleid op elkaar afstemmen.
De Executive Board is verantwoordelijk voor de governance van het platform wat de strategische aspecten betreft:
- hij keurt de instap van een nieuwe instelling goed;
- hij zorgt ervoor dat de nodige budgetten beschikbaar zijn;
- hij verzekert het communiceren over en het delen van informatie;
- hij keurt de algemene roadmap van de projecten goed, alsook de aanzienlijke veranderingen;
- hij zorgt ervoor dat de verschillende partners en hijzelf de governance naleven, hun rollen volledig aanvaarden, de gekozen scopes naleven en de diverse initiatieven ondersteunen;
- hij treedt op als bemiddelaar bij een meningsverschil of geschillen op andere niveaus.
De Executive Board bestaat uit: (zie bijlage)
- een vertegenwoordiger van de minister van Begroting;
- een vertegenwoordiger van de minister belast met Informatica;
- de algemene directie van Brussel Financiën en Begroting;
- de gewestelijke boekhouder;
- de algemene directie van Brussel ConnectIT;
- de directie IT-Coördinatie;
- de IT-manager van het CIBG bij de GOB;
- de verantwoordelijke van de cel Ondersteuning van BFB;
- de verantwoordelijke voor evoluties;
- de Program Manager van het gewestelijke SAP-platform.
Frequentie van de vergaderingen:
- één keer om de twee maanden en/of op initiatief van één of meerdere leden wanneer dat nodig blijkt (besluitvormingsproces via e-mail mogelijk).
De Program Board heeft als doel voor een coherente, doeltreffende en doelmatige werking van het platform en zijn aspecten te zorgen, en de vooruitgang van de programma's en projecten te bewerkstelligen. In het door de Executive Board vastgelegde kader is de Program Board verantwoordelijk voor de voorstellen tot evoluties en/of wijzigingen van het volledige platform. De board komt ook samen om de aanvragen van de instellingen te evalueren en een gezamenlijk standpunt in te nemen. De Program Board brengt verslag uit van zijn activiteiten bij de Executive Board.
De Program Board is aldus verantwoordelijk voor:
- aanpassingen aan de template van het platform;
- de bijwerking van de algemene roadmap van de projecten op het platform;
- de projectaanvragen van een specifieke instelling die hem moeten worden voorgelegd. Hij beoordeelt de haalbaarheid van deze aanvragen vooraleer die aanvragen ter goedkeuring worden ingediend bij de Executive Board;
- de door de instellingen ingediende aanvragen tot wijziging of evolutie (buiten of binnen de template).
De Program Board bestaat uit: (zie bijlage)
- de IT-manager van het CIBG bij de GOB en de verantwoordelijke voor het SAP Competence Center, die verantwoordelijk is voor de architectuur van het platform (software en materiaal);
- de verantwoordelijke voor evoluties in het gewestelijke SAP-platform. Deze persoon is verantwoordelijk voor de bilaterale vergaderingen met elke ingestapte instelling;
- de verantwoordelijke van de cel Ondersteuning van BFB, die verantwoordelijk is voor de businessondersteuning aan de verschillende ingestapte ABI's;
- de Program Manager van het gewestelijke SAP-platform, die verantwoordelijk is voor de coördinatie van de projecten die betrekking hebben op zowel de instap als de implementering van nieuwe SAP-modules of -functionaliteiten;
- een vertegenwoordiger van de Entiteit van de Gewestelijke Boekhouder van de GOB (als hij/zij hierbij betrokken is).
Frequentie van de vergaderingen:
- twee keer per maand en/of op initiatief van één of meerdere leden wanneer dat nodig blijkt (besluitvormingsproces via e-mail mogelijk).
Daarenboven vormen twee instanties een aanvulling op deze boards:
- de User Group, een ruimte voor uitwisselingen en opleidingen;
- de Bilaterale Vergaderingen, die dienen om de aanvragen tot specifieke evolutie van elke ABI te vatten.
Deze groep gebruikers bestaat uit een vertegenwoordiger van iedere instelling en heeft als doel een plaats te zijn voor uitwisselingen en discussies over het platform en zijn evolutie.
De User Group wordt aangestuurd door de verantwoordelijke van de cel Ondersteuning van BFB. Zo zal deze verantwoordelijke er bijvoorbeeld voor zorgen dat er opleidingen over een exact thema en vragen en antwoorden over gezamenlijke businessproblemen worden voorgesteld, en zal deze persoon zich omgeven met gesprekspartners en/of deskundigen over het aangekaarte thema.
Frequentie van de vergaderingen:
- 4 sessies per jaar en/of op initiatief van één of meerdere leden als de situatie dat vereist.
Deze vergaderingen zijn een samenwerking tussen de instelling en het gewestelijke SAP-platform, via de verantwoordelijke voor evoluties in het platform. Deze verantwoordelijke ziet erop toe dat:
- de informatie in het platform aan de instellingen wordt meegedeeld;
- de gesloten ontwikkelingen worden overlopen en er wordt nagegaan of de instelling dit statuut naleeft;
- de status van de lopende en toekomstige aanvragen wordt overlopen;
- de nieuwe aanvragen worden gevat;
er na elke vergadering een verslag wordt opgesteld en dat dit verslag naar de instelling wordt gestuurd met het oog op eventuele wijzigingen.
Frequentie van de vergaderingen:
om de één à twee maanden naargelang de kalender van de instelling en de beschikbaarheid van de deelnemers.
Om aan alle deelnemers de mogelijkheid te garanderen nieuwe instellingen zo doeltreffend mogelijk en zonder de minste hinder te integreren, is er een instapproces uitgewerkt en geformaliseerd. Het instapproces komt aldus tegemoet aan een drieledige doelstelling, met name:
- de capaciteit garanderen om een nieuwe instelling in de template te integreren;
- de aanvragen voor de komende jaren verwerken;
- de kwaliteit van de dienstverlening en de functionaliteiten bewaren die de andere gebruikers mogen verwachten.
Het proces houdt dus het volgende in:
- de verschillende vereisten verzamelen en analyseren die werden geuit door de instellingen die om een instap vragen;
- de voor de Executive Board vereiste argumenten op basis van objectieve criteria geven, opdat een beslissing kan worden genomen over de geselecteerde instellingen en over de kalender voor het komende jaar/de komende jaren.
Op basis van een instap op 01.01.jaar N door een nieuwe instelling is dit de planning en zijn dit de verschillende fasen van het proces. Deze datums zijn dwingend en moeten de verschillende betrokken teams in staat stellen om op een kwalitatieve manier uit te voeren wat er van hen verwacht wordt:
- Aanvraag tot instap à 31/05/jaar N-2
- Officiële kandidaatstelling à 30/08/N-2
- Antwoord van de Executive Board à 31/10/jaar N-2
- Start van het project à 01/02/jaar N-1
- Ingebruikname à 01/01/jaar N
Het is belangrijk op te merken dat:
- de instellingen die zich kandidaat stellen om in het platform te worden opgenomen enkel een gunstig gevolg krijgen als ze alle documenten op tijd bezorgen;
- de productiestart ook enkel zal kunnen plaatsvinden als alle projectdocumenten op de gevraagde datums bezorgd worden;
- in de instapaanvraag de details over de toekomstige ontwikkelingsaanvragen opgenomen moeten worden.
De instapprojecten moeten een beperkte scope hebben: de scope blijft beperkt tot de integratie van de instelling in het platform en zal dus de ontwikkeling van nieuwe functies uitsluiten. Als een ontwikkeling onontbeerlijk zou blijken, dan moet deze scopewijziging echter goedgekeurd worden door de Executive Board.
De scope omvat bovendien alle interfaces die noodzakelijk zijn voor de goede werking van de instelling. Deze moeten beschreven staan in het instapdocument en goedgekeurd zijn vóór het project van start gaat. De wedde-interface is inbegrepen in de scope en de instapkost, op voorwaarde dat het bestand overeenstemt met de template die te vinden is in de bijlage.
Ieder door de Program Board voorgesteld en door de Executive Board goedgekeurd ontwikkelingsproject wordt aangestuurd door het bestuur Brussel ConnectIT van de GOB via de gewestelijke raamovereenkomst of via een overheidsopdracht.
Een projectleider van de directie ITCO (en ook een projectleider van BFB naargelang het geval) en een businessprojectleider van de instelling beheren samen het project onder de supervisie van de Program Manager van het gewestelijke SAP-platform, en dit onafhankelijk van het feit of die instelling het project al dan niet financiert.
Om het platform op lange termijn leefbaar te houden, moeten er maintenanceprojecten georganiseerd worden (migratieprojecten, updateprojecten, enz.). Hoewel ze hoofdzakelijk technisch zijn, kunnen die projecten de behoefte opwekken aan testen, opleiding en aanpassingen aan de interface.
Het SAP Competence Center verbindt zich er ook toe de roadmap "architectuur & projecten" bij te werken, opdat de instellingen kunnen anticiperen op de terbeschikkingstelling van personeelsleden voor deze projecten. Al deze projecten moeten minimaal zes maanden vóór de start ervan gepland worden en de instellingen zullen hiervan op de hoogte worden gebracht.
Bij elke instelling wordt een tweemaandelijkse vergadering georganiseerd om met haar de opvolging van de projecten te verzekeren, alsook wijzigingen aan te brengen die gevolgen inhouden voor haar of waarvoor zij vragende partij is. Tijdens deze ontmoetingen kunnen ook de specifieke aanvragen van de instelling worden geformaliseerd.
Instellingen die de huidige omgeving wensen te wijzigen, moeten deze wijzigingen aanvragen via het formulier "Aanvraag tot IT-tussenkomst" op de website Sap Regional. De Program Board zal de gevraagde wijzigingen evalueren en ze prioriteren in volgorde van belang.
Het gewestelijke SAP-platform is een tool die ter beschikking wordt gesteld van de instellingen. Deze tool stelt hen ertoe in staat zich aan hun verplichtingen te houden inzake algemene en begrotingsboekhouding.
Toch blijft elke instelling volledig verantwoordelijk voor het bijhouden van haar boekhouding en begroting. BFB en de ITCO kunnen aldus niet aansprakelijk gesteld worden ten overstaan van het Rekenhof of van een revisor, en de instelling is ten volle verantwoordelijk voor haar interne scheiding van functies.
Als BFB of de ITCO, in het kader van een aanvraag vanwege een instelling, een niet-blokkerende opmerking hebben over de werking van het platform of de consolidering ervan, brengen ze de instelling daarvan op de hoogte, maar dit blokkeert de aanvraag of het proces van de instelling niet.
De Entiteit van de Gewestelijke Boekhouder kan de boekhouding van de geconsolideerde ABI's lezen voor wat betreft de aspecten die onder de geconsolideerde boekhouding vallen.
De technische opmerkingen van het Rekenhof die aan de Program Board meegedeeld worden, zullen in het platform kunnen worden geïmplementeerd.
Het gewestelijke SAP-platform is een tool die ter beschikking wordt gesteld van de instellingen. Deze tool stelt hen ertoe in staat zich aan hun verplichtingen te houden inzake algemene en begrotingsboekhouding.
Toch blijft elke instelling volledig verantwoordelijk voor het bijhouden van haar boekhouding en begroting. BFB en de ITCO kunnen aldus niet aansprakelijk gesteld worden ten overstaan van het Rekenhof of van een revisor, en de instelling is ten volle verantwoordelijk voor haar interne scheiding van functies.
Als BFB of de ITCO, in het kader van een aanvraag vanwege een instelling, een niet-blokkerende opmerking hebben over de werking van het platform of de consolidering ervan, brengen ze de instelling daarvan op de hoogte, maar dit blokkeert de aanvraag of het proces van de instelling niet.
De Entiteit van de Gewestelijke Boekhouder kan de boekhouding van de geconsolideerde ABI's lezen voor wat betreft de aspecten die onder de geconsolideerde boekhouding vallen.
De technische opmerkingen van het Rekenhof die aan de Program Board meegedeeld worden, zullen in het platform kunnen worden geïmplementeerd.
Er worden drie vormen van hulp voor het bijhouden van de boekhouding voorgesteld aan de instellingen die dat wensen, namelijk:
- Boekhoudkundige coaching
- Hulp bij de afsluiting
- Hulp bij de verwerking van de lonen
Er kan overigens een orderbrief worden gesloten en ondertekend door de ABI en BFB met het oog op een specifiekere ondersteuning en een ondersteuning die buiten het onderstaande referentiekader valt.
De instelling die dat wenst en die hier expliciet om vraagt bij de ondertekening van dit governancedocument kan een boekhoudkundige coaching van BFB krijgen. In dit kader en onder supervisie van de gewestelijke boekhouder worden de volgende punten geverifieerd en wordt de aanvragende instelling, indien nodig, geholpen bij de verbetering van deze punten of wordt er ondersteuning geboden bij het gebruik van SAP om aan deze punten tegemoet te komen:
- opvolging van de balans;
- gedetailleerde analyse van bepaalde posten van de balans, jaarvergelijkingen, verwezenlijking van projecties, enz.;
- te ondernemen acties naar aanleiding van de analyse van deze balans;
- diverse afstemmingen (payroll, cash, begrotingsuitvoering, enz.);
- eventueel en op verzoek van de instelling een thesaurieplan opstellen;
- hulp bij de verwerking van subsidies, ongeacht de financieringsbron;
- opleidingen inzake specifieke gewestelijke en/of begrotingsprocedures;
- hulp bij het gebruik van de boekhoudkundige SAP-tool;
- hulp bij de afsluiting.
Hierdoor moet de Entiteit van de Gewestelijke Boekhouder de boekhouding van de instelling gedurende het volledige jaar kunnen lezen, opdat deze entiteit haar ondersteuning kan aanbieden.
De instelling die geen boekhoudkundige coaching wenst, kan desalniettemin occasionele hulp inroepen bij de jaarlijkse afsluiting. Hiertoe moet de Entiteit van de Gewestelijke Boekhouder de boekhouding van de instelling kunnen lezen om de jaarlijkse afsluiting te kunnen voorbereiden.
De instelling die geen boekhoudkundige coaching wenst, kan ook maandelijks hulp krijgen bij de verwerking van de lonen. Hiertoe zal de Entiteit van de Gewestelijke Boekhouder de begrotingsuitvoering van de uitbetaling van de basislonen bij de aanvragende instelling opvolgen, weliswaar uitsluitend met het oog op deze ondersteuning. De aanvragende instelling geeft de entiteit dus de toestemming deze opvolging te verwezenlijken.
De masterdata van het platform worden gecentraliseerd en beheerd door het team Masterdata van BFB.
De instelling bezorgt de lijst met personen die gemachtigd zijn om het aanmaken van accounts voor haar "business partners" aan te vragen en ziet erop toe dat deze lijst up-to-date is. Enkel deze personen zullen toegang hebben tot de formulieren om accounts voor leveranciers of klanten aan te maken. De aanvragen voor de toegang tot het formulier moeten worden ingediend door de rekenplichtige van de instelling.
Alle nieuwe personeelsleden die gemachtigd worden om het aanmaken van accounts voor business partners aan te vragen, alsook alle nieuwe rekenplichtigen van uitgaven of ontvangsten zullen een onlineopleiding moeten komen volgen vooraleer ze de rol in SAP krijgen toegekend.
- Link naar het platform voor de formulieren: SAP REGIONAL
- E-mailadres van het team Masterdata van GOB.
De aanvragen voor de creatie van accounts voor business partners dienen uitsluitend via de website van het platform te gebeuren. Enkel naar behoren ingevulde aanvragen worden in aanmerking genomen; onvolledige aanvragen zullen ter vervollediging naar de instellingen worden teruggestuurd.
Om een account voor een Belgische onderneming in de masterdata van SAP aan te maken, moet de instelling een aanvraag via het formulier indienen op basis van het ondernemingsnummer.
De volgende gegevens moeten gecontroleerd worden door de instelling en vallen onder haar verantwoordelijkheid:
- Controle of de leverancier nog niet bestaat in SAP
- Als de maatschappelijke zetel in het buitenland ligt, aanvraag tot aanmaken in SAP voor het hoofdfiliaal in België (anders zal het btw-nummer niet herkend worden)
- De intracommunautaire btw-nummers moeten gecontroleerd worden op http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vatResponse.html
- Taal: bepaald op basis van de taal van de bijgevoegde documenten in de Kruispuntbank van ondernemingen.
- IBAN-rekening: verificatie vanwege de instelling. Het IBAN-nummer is verplicht voor leveranciers, behalve als de instelling meedeelt dat de betalingen uit de kas, met een kredietkaart, met een debetkaart, enz. gebeuren.
- Om een IBAN-nummer te kunnen aanmaken, moeten de volgende aanvaarde en verplichte attesten worden toegevoegd:
- een ondertekend bankafschrift;
- een bevestigingsmail van een contactpersoon bij de firma;
- een subsidiebesluit (volledig document);
- een ondertekend huurcontract (volledig document);
- een ondertekende overeenkomst (volledig document);
- een offerte van een inschrijver voor een opdracht (volledig document);
- een factoringovereenkomst of een brief die een factoring aankondigt: enkel een etiket op de factuur is onvoldoende (in het kader van uiteenlopende betalingen);
- een ander door een gemachtigde persoon bij de onderneming gecertificeerd document;
- voor de buitenlanders: een bevestigingsmail van de leverancier;
- voor de natuurlijke personen: een bevestigingsmail van de persoon;
- voor de personeelsleden: een bevestigingsmail of een verzekering vanwege de aanvrager (ABI) dat het wel degelijk om het rekeningnummer gaat waarop het loon van de medewerker wordt uitbetaald.
Er kan uitzonderlijk een account voor een business partner worden gecreëerd zonder bankrekening (dit volstaat voor een vastlegging), maar de aanvraag voor de toevoeging van een bankrekeningnummer moet bijgevolg worden ingediend vóór iedere betaalbaarstelling.
Accounts voor Belgische ondernemingen worden uitsluitend aangemaakt op basis van hun ondernemingsnummer. Elke aanvraag die dit essentiële element niet bevat, zal worden geweigerd, behoudens in zeer specifieke gevallen (voor een wijkcomité bijvoorbeeld), en dit om een integere gegevensbank zonder dubbels te behouden.
Als de instelling een account voor een filiaal wenst aan te maken, geniet de volgende optie de voorkeur: uitsluitend de hoofdzetel wordt in SAP ingevoerd, maar het adres van het filiaal waarmee de instelling banden heeft, zal in de adressenlijst worden vermeld.
Als de onderneming banden met meerdere filialen heeft, zullen de accounts voor deze filialen pas worden aangemaakt als BFB de uitdrukkelijke bevestiging van de onderneming ontvangt dat de verschillende boekhoudkundige adressen nodig zijn (gedecentraliseerde ontvangst en verwerking van de facturen). Een voorbeeld: de GOB komt slechts één keer in zijn geheel voor, en niet alle verschillende besturen van de GOB afzonderlijk. De accounts van de verschillende ministeriële kabinetten kunnen daarentegen wel onder hetzelfde ondernemingsnummer worden aangemaakt.
Accounts voor Belgische ondernemingen kunnen via een interface met de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) worden aangemaakt. Als een onderneming failliet dreigt te gaan, zal het account van deze onderneming worden geblokkeerd in de masterdata voor alle instellingen van het platform.
De aanvraag voor de creatie van een account voor een buitenlandse onderneming gebeurt ook via het formulier op de website van het platform. In deze aanvraag moeten alle gegevens staan die nodig zijn voor de manuele aanmaak van het account van de business partner, namelijk:
- Voor buitenlanders is het aantal karakters van de postcode belangrijk. Een voorbeeld: in Nederland gaat het om "vier cijfers, een spatie en twee letters".
- De intracommunautaire btw-nummers moeten gecontroleerd worden op http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vatResponse.html.
- De bankgegevens moeten integraal worden meegedeeld.
Accounts voor natuurlijke personen worden manueel aangemaakt door de cel Masterdata op basis van de gegevens bezorgd door de instelling via het formulier op de website. In de aanvraag moet in het bijzonder het volgende staan:
- Is de natuurlijke persoon een personeelslid?
- Bankrekeningnummer en aanspreektitel te kiezen uit de lijst.
Als de natuurlijke persoon een ondernemingsnummer heeft, volstaat het dit nummer te vermelden, enz. De persoon in kwestie wordt in eerste instantie als onderneming aangezien.
Het beheer van de algemene rekeningen is volledig gecentraliseerd door het team Masterdata van BFB, de gegevens over de onderneming inbegrepen (de begrotingsrekeningen in het bijzonder).
De aanvragen moeten worden ingediend via de website van het platform.
Aangezien de algemene rekeningen een rechtstreekse impact hebben op de consolidatie op gewestelijk niveau, worden deze aanvragen op voorhand gevalideerd door de Entiteit van de Gewestelijke Boekhouder.
De aanvragen om gebruikersaccounts en hun respectieve rollen aan te maken, moeten worden ingediend via de website van het gewestelijke SAP-platform.
De rekenplichtige van de instelling is verantwoordelijk voor de functies bij zijn/haar instelling en is dus de persoon die gemachtigd is de aanvragen in te dienen. Hij/Zij is ook verantwoordelijk voor de controle van de scheiding van de functies, ook bij de toekenning van de SAP-rollen.
De ondersteuning en technische informatie van het geweestelijke platform is beschikbaar op de beveiligde toegang tot de website van het platform.
Terug naar zoeken