Suite à un achat de marchandise ou autre, il peut arriver que le fournisseur envoie une note de crédit. Il s’agit d’une correction apportée à la facture initiale et ce pour diverses raisons comme une réduction commerciale après facturation, une erreur commise au détriment de l’acheteur, retour de la marchandise pour non-conformité,…

2.1 Chez l’acheteur/client

L’acheteur comptabilise une note de crédit en débitant le compte fournisseur en question et en créditant un compte de charge ou d’immobilisation. Ce compte de charge (PCMN et PCN) est soit le compte utilisé pour comptabiliser l’achat, soit un autre qui varie en fonction de la nature de la note de crédit comme par exemple une réduction commerciale (remises, rabais, ristournes) ou un retour de la marchandise pour non-conformité,… mais aussi en fonction de la nature du bien concerné.

2.2 Règle en compta générale vs compta budgétaire

En comptabilité générale, une note de crédit sur achat reçue durant l’année de la réception de la facture (N) ou au cours de l’année suivante (N+1) impacte un compte de charges ou d’immobilisation (au crédit – il s’agit d’une diminution de charges ou d’une réduction d’immobilisation).

En comptabilité budgétaire, la règle diffère en fonction de l’année de réception de la note de crédit :

- Facture et note de crédit reçues en N : on impute la note de crédit en diminution de l’AB de dépense sur laquelle l’achat a initialement été imputé (diminution des dépenses).

- Facture reçue en N et note de crédit reçue en N+1 (note de crédit rattachée à une facture d’année antérieure) : on impute la note de crédit sur une AB de recettes (augmentation des recettes).

Rappel : cette fiche ne traite que les notes de crédit sur achat, les schémas comptables ci-dessous concernent donc uniquement l’acheteur.

Soit un acheteur (un OAA) bénéficiant d’une réduction commerciale de 20€ après avoir été facturé 100€ pour l’achat de marchandises auprès d’un autre OAA. Faisons l’hypothèse qu’ils ne sont pas soumis à la TVA.

3.1 Cas n°1 : Facture et note de crédit reçues en N

1) Enregistrement de la facture en N

2) Comptabilisation de la note de crédit

Soit via un compte de charge spécifique, soit sur le compte d’achat d’origine.

Remarque : la note de crédit peut être comptabilisée seule (et donc, créer une consommation de crédit budgétaire négative, même si le fournisseur rembourse le montant) pour autant que la facture ait été comptabilisée dans l’année en cours). En d’autres termes, il n’est pas nécessaire d’attendre la comptabilisation d’une facture provenant du même fournisseur pour comptabiliser la note de crédit (dans le cas où la facture initiale, à laquelle se rapporte la note de crédit, a été comptabilisée et payée antérieurement (exemple : facture de 100 € comptabilisée et payée en janvier N, note de crédit de 20 € reçue en juin N. Il n’est pas nécessaire d’attendre qu’une nouvelle facture du même fournisseur arrive pour comptabiliser la note de crédit).

3.2 Cas n°2 : Facture reçue en N et note de crédit en N+1 (note de crédit à recevoir)

En comptabilité générale, une note de crédit rattachée à une facture d’année antérieure est enregistrée sur un compte de charges (au crédit – il s’agit d’une diminution de charges ou d’une réduction d’immobilisation).

En comptabilité budgétaire, une note de crédit rattachée à une facture d’année antérieure est imputée sur une AB de recettes (augmentation des recettes).

Ci-dessous, les différents comptes possibles à utiliser dans le cadre des notes de crédit à recevoir.

*On utilise le 7160 débiteur car aucun compte de charges adéquat n'existe dans le PCN. C'est le libellé de ce compte qui convient le mieux pour la comptabilisation de ce type d'opérations.

**La plupart du temps c’est le code économique 12119 qui sera utilisé. Toutefois, il est possible qu’un autre code économique soit nécessaire : le code économique utilisé pour comptabiliser la facture (le code économique d'origine). Dans SAP régional, aucun code économique n’a été attribué par défaut, c’est à l’OAA d’indiquer le code économique adéquat. C’est notamment le cas dans l’exemple repris ci-dessous.

1) Comptabilisation de la note de crédit à recevoir au 31/12/N

2) Extourne de l’écriture n°1 au 01/01/N+1

3) Réception de la note de crédit en N+1