Het is mogelijk dat de leverancier na een aankoop van goederen of diensten een creditnota zendt. Dit gebeurt als correctie van de oorspronkelijke factuur en kan ingegeven zijn door verschillende redenen, zoals een commerciële korting na de facturatie, een vergissing in het nadeel van de koper, goederen die teruggezonden werden wegens niet-conformiteit, ...

2.1 Bij de koper/klant

De koper boekt een creditnota via debitering van de betrokken leveranciersrekening en creditering van een kosten- of vastactiefrekening. Deze kostenrekening (MAR en GBP) is hetzij de rekening die gebruikt werd om de aankoop te boeken, hetzij een andere, afhankelijk van de aard van de creditnota, zoals bijvoorbeeld een commerciële korting (afslag, prijsvermindering, ristorno) of een terugzending van goederen wegens niet-conformiteit, maar ook volgens de aard van het betrokken goed.

2.2 Regel in de algemene boekhouding vs. regel in de begrotings-boekhouding

Een creditnota die ontvangen werd in hetzelfde jaar als de factuur (N) of tijdens het jaar daarop (N+1) wordt in de algemene boekhouding geboekt op een kosten- of vastactiefrekening (op de creditzijde, aangezien het een vermindering van kosten betreft of een vermindering van vaste activa).

In de begrotingsboekhouding hangt de regel af van het jaar van ontvangst van de creditnota:

- Factuur en creditnota ontvangen in jaar N: de creditnota wordt in mindering aangerekend op de uitgavenallocatie waarop de aankoop oorspronkelijk werd aangerekend (vermindering van uitgaven).

- Factuur ontvangen in N en creditnota in N+1 (creditnota verbonden aan een factuur van het jaar ervoor): de creditnota wordt aangerekend op een ontvangstenallocatie (verhoging van ontvangsten).

Ter herinnering: deze fiche betreft enkel creditnota's voor aankopen. De onderstaande schema's zijn dus enkel van toepassing voor de koper.

Als voorbeeld nemen we een koper (een ABI) die een handelskorting van € 20 krijgt na een factuur van € 100 ontvangen te hebben voor de aankoop van goederen bij een andere ABI. We nemen aan dat geen van beide ABI's btw-plichtig is.

3.1 Geval 1: Factuur en creditnota ontvangen in N

1) Boeking van de factuur in N

2) Boeking van de creditnota

Hetzij via een specifieke kostenrekening, hetzij via de rekening waarop de oorspronkelijke aankoop werd geboekt

Opmerking: de creditnota kan los geboekt worden (en bijgevolg leiden tot een negatief verbruik van begrotingskredieten, zelfs als de leverancier het bedrag terugbetaalt) voor zover de factuur werd geboekt in het lopende jaar. Het is met andere woorden niet nodig te wachten tot er een factuur van dezelfde leverancier is geboekt om de creditnota te boeken (ingeval de oorspronkelijke factuur, waarop de creditnota betrekking heeft, voordien geboekt en betaald werd (voorbeeld: factuur van € 100, geboekt en betaald in januari N en creditnota van € 20 ontvangen in juni N. Het is niet nodig te wachten op een nieuwe factuur van dezelfde leverancier om deze creditnota te boeken).

3.2 Geval 2: Factuur ontvangen in N en creditnota in N+1 (te ontvangen creditnota)

Een creditnota die verband houdt met een factuur van een vorig jaar wordt in de algemene boekhouding geboekt op een kostenrekening (op de creditzijde, aangezien het een vermindering van kosten betreft of een vermindering van vaste activa).

In de begrotingsboekhouding wordt een creditnota in verband met een factuur van een vorig jaar aangerekend op een ontvangstenallocatie (verhoging van ontvangsten).

Hieronder volgen de mogelijke te gebruiken rekeningen voor te ontvangen creditnota’s.

*We gebruiken debetrekening 7160 omdat het GBP geen overeenstemmende rekening omvat. De benaming van voornoemde rekening beantwoordt het best aan dit soort verrichtingen.

**Meestal wordt de economische code 12119 gebruikt. Het is evenwel mogelijk dat een andere economische code vereist is: de economische code die gebruikt werd voor het boeken van de factuur (de oorspronkelijke economische code). In het gewestelijk SAP-platform werden geen economische codes toegewezen; de ABI dient zelf de passende economische code op te geven. Dit geldt ook in het onderstaande voorbeeld.

1) Boeking op 31.12.N van de te ontvangen creditnota

2) Tegenboeking van boeking nr. 1 op 01.01.N+1

3) Ontvangst van de creditnota in N+1