De Ordonnantie houdende de Codex van de openbare financiën van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest bepaalt dat vastleggingen die niet vereffend konden worden tijdens het jaar overgedragen worden naar het volgende begrotingsjaar. De overdracht van de vastleggingen gaat elk jaar in op 1 februari. Vanuit wettelijk oogpunt gebeurt deze overdracht automatisch. Technisch gezien vereist deze overdracht evenwel dat de in de workflows (WF's) geblokkeerde documenten op het gewestelijke SAP-platform vrijgegeven worden.

 2.1    Artikelen 77 en 78 van de Ordonnantie houdende de Codex van de openbare financiën van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest

Art. 77. § 1. De vastlegging bestaat uit de aanrekening, ten laste van het vastleggingskrediet, van de bedragen die nodig zijn voor latere of gelijktijdige vereffeningen, met het oog op een juridische verbintenis.
De juridische verbintenis is de handeling waarbij de bevoegde ordonnateur een juridische verplichting creëert of vaststelt die tot een kost leidt.
§ 2. De Regering is gemachtigd om in het besluit dat de aangelegenheden van de vastlegging, de vereffening en de controle van de vastleggingen en vereffeningen regelt, de modaliteiten betreffende de organisatie en de te volgen stappen inzake vastleggingen te bepalen.

Art. 78. § 1. Een vastlegging wordt geannuleerd als er geen verplichting meer uit kan ontstaan en uiterlijk na zes jaar, tenzij de onderliggende juridische verbintenis nog in uitvoering is.
De Regering bepaalt de modaliteiten om de vastleggingen te annuleren.
§ 2. De op het einde van het begrotingsjaar uitstaande vastleggingen worden naar het volgende begrotingsjaar overgedragen.

2.2 Artikel 55 van de Ordonnantie houdende de Codex van de openbare financiën van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest

"Elke verrichting wordt gehecht aan het boekjaar waarin ze heeft plaats gehad. Om tot een boekjaar te behoren moeten de rechten bovendien vastgesteld zijn in dat boekjaar.
De vastgestelde rechten van het boekjaar die evenwel niet vóór 1 februari van het volgend jaar zijn geboekt, maken deel uit van een volgend jaar.”

2.3    Omzendbrief over de budgettaire afsluiting 

De Omzendbrief voor de jaarafsluiting van de Minister van Begroting van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering houdende richtlijnen voor de afsluiting van de budgettaire en boekhoudkundige verrichtingen van het begrotingsjaar N voor de gewestelijke entiteit preciseert de modaliteiten en de specifiek te respecteren datums.

Ter herinnering: de vereffening van bedragen die zijn vastgelegd tijdens het begrotingsjaar, is mogelijk tot en met 31 januari van het jaar dat erop volgt. Alle vastleggingskredieten waarvan geen vereffening kon plaatsvinden, worden dus overgedragen naar het volgende begrotingsjaar. Daartoe moeten op het SAP-platform voorafgaandelijk alle workflows leeggemaakt worden.

Bovendien moeten vastleggingsdossiers met betrekking tot de begroting N die niet tegen uiterlijk 31 december N goedgekeurd zijn door de CVV en die nog geblokkeerd zijn in de workflow, geannuleerd en vrijgegeven worden tussen 1 en 31 januari N+1.

Verder moeten ook de volgende documenten vrijgegeven worden tegen uiterlijk 31 januari (ongeacht waar ze geblokkeerd zijn: ordonnateur, CVV of boekhouding):

• Vastleggingen N-1
• Bestelbonnen N-1
• Facturen aangerekend op vastleggingen of bestelbonnen N-1

Elke autonome bestuursinstelling moet zelf de toestand van haar workflows op het gewestelijke SAP-platform opvolgen. Dit houdt in dat elke instelling zich er in de aanloop naar de budgettaire afsluiting (31.01.N+1) van moet vergewissen dat de documenten (voor de begroting van het jaar n-1) die zich nog in de workflow bevinden vrijgegeven worden. Zo niet is er geen overdracht van de vastleggingen naar het jaar N+1 mogelijk.